Аудит объектов интеллектуальной собственности: что это и зачем он нужен

Содержание

⏱ Время чтения: 6 минут

В этой статье вы узнаете, что такое аудит объектов интеллектуальной собственности, как и зачем его проводить, какие этапы он включает, как внедрять стратегий для эффективного управления.

Что такое аудит объектов интеллектуальной собственности?

Само понятие аудит означает независимую проверку финансовой отчетности или других процессов и операций компании с целью оценки их достоверности, соответствия установленным стандартам и эффективности. Аудит объектов интеллектуальной собственности (ИС) — это оценка и анализ активов, которые связаны с интеллектуальной собственностью компании: патентов, авторских прав, товарных знаков, коммерческих тайн и других объектов.

Цель аудита интеллектуальной собственности заключается в оценке текущего состояния активов и выявлении их реальной стоимости.

Основные задачи, которые решает аудит ИС:

определение стоимости объектов интеллектуальной собственности и их значения для бизнеса;
проверка на соответствие действующим нормам и правилам в области ИС;
выявление потенциальных угроз и уязвимостей, неиспользуемых или недостаточно защищенных активов;
формирование рекомендаций по улучшению стратегии управления и защиты интеллектуальных активов;
помощь в использовании ИС для создания конкурентных преимуществ и увеличения доходов.

Зачем нужен аудит интеллектуальной собственности?

Аудит объектов интеллектуальной собственности — важный инструмент для бизнеса, так как с ним можно максимально эффективно использовать свои интеллектуальные активы.

Аудит ИС позволяет обезопасить бизнес за счет выявления рисков, которые связаны с потерей прав на ИС, неэффективным использованием активов или их возможным нарушением. Вместе с этим он открывает новые возможности для коммерциализации активов, например, через лицензирование или продажу, что может значительно повысить доходность бизнеса и в итоге повышает конкурентоспособность бизнеса.

Основные этапы аудита объектов интеллектуальной собственности

Этапы аудита объектов ИС можно поделить на 2 большие группы: подготовка и проведение. Это помогает систематизировать свою интеллектуальную собственность.

Подготовительный этап состоит из следующих шагов.

Цель

Следует определить тип и масштаб аудита, а также учесть доступный бюджет и сроки выполнения. Эти решения на старте значительно повлияют на дальнейший процесс аудита и его конечные результаты.

Сбор данных

Сбор максимально полной информации о том, как интеллектуальная собственность компании влияет на внутренние и внешние процессы, стратегию бизнеса, иные активы, текущие подходы к управлению ИС, которые существуют споры в области ИС, а также финансовую ситуацию компании.

Планирование

План аудита включает описание бизнес-областей, которые будут проверены (например, отдельные отделы, направления деятельности, взаимодействие с аффилированными и независимыми структурами), определение охвата аудита (только зарегистрированные активы или более широкий спектр), сроки выполнения, расчет бюджета, распределение обязанностей среди участников аудита и форму итогового отчета.

Контрольный список

Контрольный список помогает обеспечить полное соблюдение всех этапов аудита. Он создается с учетом специфики компании: ее размер, характер бизнеса и местоположение, а также объем предполагаемого аудита. Все члены команды, которые участвуют в аудите, используют этот список для координации работы.

Контракты

Важно провести анализ условий всех договоров, которые могут затрагивать права на интеллектуальную собственность, и оценить их соответствие требованиям. В их число входят соглашения о лицензировании и передаче прав, трудовые договоры, соглашения с внешними подрядчиками, договоры о совместных предприятиях, а также грантовые контракты на проведение НИОКР

Когда вы закончили с подготовительным этапом, то можно начать проводить аудит ИС.

Идентификация объектов интеллектуальной собственности

Для успешного аудита необходимо провести комплексную инвентаризацию. Важно документально зафиксировать все объекты ИС, независимо от того, зарегистрированы ли они официально или существуют в форме ноу-хау. Нужно внимательно изучить каждый департамент и функциональные области компании, чтобы учесть все возможные объекты.

Ваша задача: составить полный список активов, описать каждый из них, указать, где и как они используются. Для этого нужно собрать информацию о всех имеющихся активах ИС, понять их статус (зарегистрированы ли они, находятся ли в стадии регистрации, используются или нет) и создать реестр, который будет основой для дальнейшего анализа.

Как уже упоминалось, аудиту подлежат объекты, которые связаны с интеллектуальной собственностью компании. Эти активы могут включать:

патенты — исключительные права на изобретения и полезные модели;
товарные знаки — зарегистрированные бренды и логотипы, обеспечивающие уникальность компании на рынке;
авторские права — права на произведения искусства, литературы, программное обеспечение;
коммерческие секреты — информация, имеющая коммерческую ценность и защищенная от публичного доступа.

Оценка правовой защищенности активов

Важно убедиться, что компания действительно является законным владельцем своих интеллектуальных активов. Поэтому подтвердите, что активы принадлежат компании, или определите, кто является их владельцем, если права принадлежат третьим лицам. Для этого проверьте договоры, лицензии, соглашения о совместной разработке и другие документы. Это может быть исключительное право компании, совместное владение с другими организациями, или лицензия на использование чужих активов. Также необходимо следить за соблюдением всех сроков продления регистраций и поддержанием статуса прав.

Кроме того, проанализируйте, не используются ли собственные активы компании незаконно третьими сторонами. С этой целью проведите мониторинг патентных баз, проверьте конкурентов и рыночную среду, чтобы выявить возможные случаи нарушения и принять меры для их минимизации.

Оценка коммерческой ценности объектов интеллектуальной собственности

Оценка стоимости ИС помогает компании понять, какие активы могут быть монетизированы, какие наиболее ценны с точки зрения финансовой выгоды и как их можно использовать для увеличения доходов. Например, патенты могут давать компании конкурентные преимущества, позволяя разрабатывать уникальные продукты. Товарные знаки могут напрямую влиять на узнаваемость бренда и потребительский спрос. Использование объектов ИС может приносить прибыль не только за счет прямого использования внутри компании, но и через лицензирование прав, продажу активов, франчайзинг или заключение стратегических партнерств.

Примеры использования интеллектуальных активов для увеличения прибыли.

Лицензирование — передача прав на использование активов другим компаниям на коммерческой основе, один из самых распространенных способов монетизации ИС.
Продажа интеллектуальной собственности. В некоторых случаях компания может продать свои нематериальные активы целиком, если они больше не нужны ей для бизнеса, но могут быть полезны другим организациям.
Использование бренда и товарных знаков. Сильный бренд или товарный знак могут значительно увеличивать доход компании за счет увеличения доверия клиентов и повышения продаж.
Создание новых продуктов на основе патентов.
Коммерциализация авторских прав. Авторские права предоставляют создателям произведений искусства, литературы, музыки, программного обеспечения и других творческих работ исключительные права на использование, распространение и продажу своих произведений. Коммерциализация позволяет монетизировать эти права различными способами.
Франчайзинг — одна сторона (франчайзер) предоставляет другой стороне (франчайзи) право использовать свою торговую марку, бизнес-модель, технологии и другие интеллектуальные активы в обмен на роялти или паушальный взнос. Франчайзер передает права на использование своего бренда и систему ведения бизнеса, а франчайзи обязуется вести бизнес в соответствии с установленными стандартами.
Использование коммерческой тайны. Секреты производства или уникальные бизнес-процессы могут быть ключевым фактором конкурентного преимущества компании.

Разработка рекомендаций по управлению и защите активов

Проанализируйте текущие политики, процедуры регистрации и защиты прав на активы, устраните пробелы в документации. Предложите меры по укреплению позиций компании. Это может быть регистрация новых активов, обновление существующих прав и использование юридических инструментов для защиты от нарушений.

Для максимальной эффективности управления объектами ИС следует разработать стратегические подходы, включающие регулярный мониторинг активов, разработку программ по монетизации и соблюдение сроков продления прав. Стратегическое управление позволит компании не только защитить свои нематериальные активы, но и извлечь из них максимальную коммерческую выгоду.

Вот несколько советов по улучшению системы управления активами ИС.

Регулярно обновляйте и проверяйте регистрацию своих патентов, товарных знаков и авторских прав.
Обеспечьте контроль за соблюдением прав на ИС, вовремя выявляя нарушения.
Внедрите внутренние процедуры по управлению ИС, включая мониторинг рисков и споров.
Защитите коммерческую тайну с помощью NDA (соглашений о неразглашении) и четких условий контрактов.
Активнее лицензируйте полезные активы и продавайте те, которые не используются в вашем бизнесе.
Используйте патенты и товарные знаки для расширения продуктовой линейки и выхода на новые рынки.
Включите ИС в стратегическое планирование для увеличения прибыли, в том числе через франчайзинг и партнерские программы.

Завершающий этап аудита — составление отчета, который включает все результаты, которые вы выявили на предыдущих этапах, а также рекомендации по улучшению управления интеллектуальной собственностью. После завершения аудита компания должна приступить к внедрению предложенных мер.

Какие виды объектов интеллектуальной собственности подлежат аудиту?

Объекты интеллектуальной собственности, которые подлежат аудиту:

Патенты — защищают изобретения, инновационные технологии, процессы и устройства. Пример: патент на уникальный производственный процесс или на медицинское устройство.
Товарные знаки — защищают наименования, логотипы, символы или слоганы, которые идентифицируют товары или услуги компании. Пример: логотип компании, название бренда, уникальная упаковка продукта.
Авторские права — охраняют произведения литературы, музыки, искусства, программное обеспечение и другие творческие работы. Пример: программное обеспечение, книги, музыкальные произведения.
Коммерческая тайна — конфиденциальная информация, которая имеет коммерческую ценность и не раскрывается публично. Пример: уникальные бизнес-процессы, алгоритмы или маркетинговые стратегии.
Права на промышленные образцы — защищают внешний вид изделий, их форму, цветовые решения и дизайн. Пример: дизайн мобильного телефона или внешний вид упаковки косметического продукта.
Доменные имена — защищенный интернет-адрес, через который осуществляется основная деятельность компании. Пример: доменное имя, использующееся для интернет-магазина компании.
Лицензионные соглашения — договоры, по которым компания передает или получает право использовать объекты ИС. Пример: лицензия на использование программного обеспечения или технологий.

Кто проводит аудит интеллектуальной собственности?

Аудит ИС требует участия специалистов со знаниями в области права, технологий и управления. В зависимости от сложности активов и целей аудита к процессу могут привлекаться следующие профессионалы.

Юристы, которые специализируются на интеллектуальной собственности определяют правовой статус объектов ИС, проверяют корректность регистрации и анализируют возможные нарушения прав. Также проводят оценку лицензионных договоров и других соглашений.
Патентные поверенные — занимаются регистрацией и защитой патентов, товарных знаков, промышленных образцов и других объектов ИС. Они консультируют по вопросам патентоспособности, помогают зарегистрировать активы и проверяют, соблюдаются ли права на ИС.
Эксперты в области интеллектуальной собственности. Они, как правило, обладают техническими и коммерческими знаниями в конкретных отраслях (например, IT, биотехнологии), что позволяет им оценивать инновации с точки зрения их рыночной стоимости и возможности коммерциализации.

Роль внешних консультантов и внутренних специалистов

Внешние консультанты могут обеспечить независимую оценку активов, внести свежие идеи и опыт в управлении ИС в разных отраслях. Они привлекаются для проведения сложных или масштабных аудитов, когда требуется специфическая экспертиза. Их задачи: анализ портфеля ИС, выявление рисков нарушений и возможностей для улучшения, предоставление стратегических рекомендаций, анализ глобальных рынков.

Инхаус-юристы и специалисты по ИС глубоко знают саму деятельность компании, ее стратегии и структуру активов. Это позволяет проводить аудит с учетом специфики бизнеса, координировать работу внешних консультантов и оперативно вносить изменения в политику управления ИС.

Преимущества регулярного аудита интеллектуальной собственности

Регулярный аудит интеллектуальных активов необходим для того, чтобы эффективно управлять нематериальными активами компании и максимизировать их ценность. Интеллектуальная собственность динамична: со временем активы могут устаревать, возникать новые правовые риски, меняться рыночные условия. А проведение регулярной процедуры позволяет компании быть в курсе актуального состояния своих ИС и принимать обоснованные бизнес-решения.
Помимо этого важно своевременно продлевать права, обновлять патенты и товарные знаки и поддерживать их регистрацию.
По мере развития компании могут создаваться новые интеллектуальные активы (разработки, программное обеспечение или ноу-хау). Регулярный аудит позволяет вовремя выявлять эти активы и регистрировать их.

Если аудит не проводить, то новые активы останутся незащищенными, что открывает двери для их использования конкурентами без компенсации. А если вы та компания, которая не откладывает проведение аудита, то получаете преимущество — защищаете свои новые технологии, получаете патенты и не позволяет конкурентам быстро воспроизвести продукт.

Заключение: почему аудит интеллектуальной собственности важен для бизнеса?

Какой можно сделать вывод: аудит не просто полезен, часто он необходим. Особенно, если вы работаете в компании, где разрабатывают творческие или технологические продукты. Если регулярно проводить аудит ИС, вы не только избегаете финансовых проблем, но и избегаете конфликтов и судебных разбирательств.

Углубиться в различные аспекты юридического сопровождения деятельности компаний из различных отраслей вы сможете на курсах Moscow Digital School.

Онлайн-школа юридических профессий Moscow Digital School — это: