Локальные нормативные акты организации: виды, порядок принятия

⏱ Время чтения: 6 минут

Локальные нормативные акты принимаются в каждой  организации, поскольку Трудовой кодекс РФ, законодательство о персональных данных обязывают хозяйствующих субъектов разработать и утвердить отдельные локальные нормативные акты. В одних компаниях их больше, в других меньше, однако исполнение установленных ими положений обязательно для всех: и для сотрудников, и для органов управления организации. Исключения составляют только случаи, когда содержание актов противоречит требованиям законодательства.

Так как создание и функционирование любой организации без соответствующих документов невозможно, предлагаем рассмотреть какие локальные нормативные акты являются обязательными для любого хозяйствующего субъекта, какие вообще могут быть приняты, зачем они нужны, какие виды существую, каков порядок  их принятия, утверждения и согласования.

Чтобы не пропустить новые материалы «MDS Media», подписывайтесь на наш Телеграм-канал.

Важность локальных нормативных актов организации

Документы помогают упорядочить все аспекты деятельности предприятия – от работы персонала до принятия ключевых решений, четко выстроить бизнес-процессы. Именно в локальных нормативных актах устанавливаются обязательные для сотрудников правила: трудовой распорядок, порядок оплаты труда и премирования, время отдыха и иные.

Для любого руководителя и собственника бизнеса важно, чтобы предприятие работало как хорошо отлаженные механизм, отсутствие одного работника никак не сказывалось на результативности и работе всей системы,и именно локальные нормативные акты позволяют достичь такого результата. Один из наиболее важных впросов для руководящего состава является защита коммерческой тайны, режим доступа к которой и порядок работы с информацией и документами, содержащий соответствующий гриф также определяется в отдельном положении или регламенте. Некачественно подготовленный локальный нормативный акт может повлечь за собой причинение ущерба бизнесу, в частности нарушение режима коммерческой тайны могут причинить серьезные убытки, отсутствие  обязательных локальных нормативных актов либо нарушение порядка работы с персональными данными может повлечь привлечение к ответственности в форме штрафов.  Вывод: к разработке документов необходимо подойти со всей ответственностью.

Локальные нормативные акты организации: виды, порядок принятия

Большинство документов, которые руководство компании составляет в процессе работы для упорядочения деятельности бизнеса, имеют признаки локальных. О них мы поговорим чуть позже. Сейчас нам важнее дать определение соответствующим нормативным актам, приведем их классификацию и расскажем об особенностях принятия, оформления и изменения документов.

Понятие и назначение локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты (ЛНА) – группа документов, регламентирующих деятельность компании и сотрудников внутри предприятия, а также действующих на всей территории последнего. То есть с филиалами и всевозможными представительствами включительно.

ЛНА принимаются в соответствии с требованиями действующего законодательства:  в частности, ст. 8 ТК РФ обязывает всех работодателей независимо организационно-правовой формы иметь в наличии отдельные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка. Законодательство предъявляет к ЛПА ряд требований:

1. документ принимает работодатель – единолично либо с учетом мнения выборного профсоюзного органа;

2. обозначаемые в них нормы не могут ухудшать положение сотрудника относительно гарантий, предоставленных работнику ТК РФ, трудовым договором, а также другими актами и соглашениями;

3. сведения о принятии документа должны быть доведены до каждого сотрудника, причем –  с обязательным ознакомлением лично под роспись;

4. исполнение положений документа обязательно как для работодателя, так и для сотрудника, соответственно при неисполнении обе стороны отношений могут быть привлечены к административной и дисциплинарной ответственности.

При этом четкого перечня документов, помимо обязательных, не существует. К тому же есть исключения – например, акты могут не принимать выступающие работодателями физические лица при условии, что у них нет статуса ИП.

Классификация локальных нормативных актов

Различают документы общего и специального характера. Положения первых обязательны к выполнению всеми сотрудниками компаниями. Яркий пример – правила трудового распорядка. Специальные акты чаще относятся к отдельным работникам или их группам. Примером может служить положение об отправке в командировку и тому подобное.

В зависимости от способа принятия документы различают локальные нормативные акты , которые работодатель утверждает единолично и которые принимаются при участии органа, представляющего интересы сотрудников. Конечно, если он есть. В последнем случае процедура регламентируются положениями ст. 372 ТК РФ.

Обязательные акты

Здесь речь идет об ЛНА, которые должны быть приняты в компании в соответствии с требованиями действующего законодательства  РФ. К таким актам, например, относятся:

1. штатное расписание, заполненное в соответствии со ст. 57 ТК РФ по установленной нормативами форме;

2. акты, регламентирующие работу с персональными данными сотрудников;

3. графики отпусков – требование к их составлению и принятию содержит ст. 123 ТК РФ, документ оформляется по специальной форме и утверждается не позднее, чем за 14 дней до начала очередного календарного года;

4. все документы, которые устанавливают порядок оплаты труда и индексации зарплат – оформить их требует ст. 135 ТК РФ;

5. акты, которые регламентируют внутренний распорядок – ст. 189 ТК РФ говорит о том, что они должны содержать комплекс сведений, в том числе, порядок трудоустройства и увольнения, а также данные о премиях и мерах взыскания;

6. инструкции, утверждающие порядок охраны труда, а также документы, содержащие сведения по электро- и пожарной безопасности;

7. документы, касающиеся коммерческой тайны;

8. должностные инструкции.

Последние обязательны к составлению и принятию, поскольку именно данный документ определяет, что именно обязан делать работник, что знать. Пропустить этот шаг нельзя. Учтите, что несвоевременное оформление, а также отсутствие обязательных ЛНА в компании могут квалифицировать в качестве административного правонарушения, что влечет за собой штраф в размере до 50 тыс. руб.

Обратите внимание: с 2017 года Федеральный закон № 348-ФЗ освободил микропредприятия от утверждения некоторых ЛНА.

Необязательные акты

Это многочисленные документы, которые составляются и принимаются добровольно,  по инициативе руководства компании или органа, представляющего интересы сотрудников. В качестве примера можно привести положения о выплате командировочных или акты, регламентирующие порядок повышения квалификации сотрудников.

Не стоит недооценивать значимость необязательных ЛНА для предприятия – именно они помогают регламентировать и упорядочить деятельность компании, выстроить эффективную коммуникацию, организовать и систематизировать бизнес-процессы.

Порядок принятия локальных нормативных актов

Интересно, что весь процесс может быть установлен соответствующим локальным нормативным актом. Даже если его нет, процедура включает в себя:

• Разработку документа на основании приказа – ее осуществляет компетентный специалист по назначению или специально созданная рабочая группа.

• Согласование с различными отделами и специалистами, если это необходимо – например, проверка документа штатным юристом на предмет соответствия его положений требования законодательства.

• Направление проекта документа органу, представляющему интересы сотрудников, в соответствии со ст. 372 ТК РФ – актуально в ситуациях, когда такой орган есть и в случаях, предусмотренных ТК РФ. Тогда он изучает положения ЛНА и в течение 5-ти рабочих дней выражает мнение строго в письменной форме.

Если профсоюзный орган не соглашается с работодателем, оформляется соответствующий протокол. В дальнейшем акт все равно принимается и регистрируется, но может быть обжалован в нескольких инстанциях, в том числе, в суде. Учтите, что обычно сотрудники должны быть ознакомлены с документом под роспись.

Оформление локальных нормативных актов

В процессе составления ЛНА важно соблюдать требования к их содержанию и форме. Последняя установлена ГОСТ Р 6.30‑2003. Положения документа включают в себя множество требований – от реквизитов и общей структуры до нумерации страниц.

Учтите, что документ может включать в себя приложения с соответствующим оформлением. Также акт всегда подписывается лицом, ответственным за его разработку.

Изменение, отмена и хранение локальных нормативных актов

Обычно корректировки в ЛНА вносятся при изменении законов или трудовых договоров. Однако процедура может быть инициирована и при отсутствии внешних факторов. Процедура идентична разработке и утверждению акта. Если корректировки касаются трудового договора конкретного сотрудника, то потребуется его согласие. Изменение возможно после выпуска приказа – в нем должны быть указаны причины, по которым проводится процедура.

Прекращение действия всего акта или конкретных его положений возможно при:

1. истечении срока его действия;

2. отмене документа;

3. изменениях в законодательстве.

Отмена ЛНА оформляется отдельным приказом. Исключение составляют только ситуации с истечением срока действия документа. Все оригиналы документов, в том числе недействующих, работодатель обязан хранить постоянно.

Признаки ЛНА

В широком смысле под локальными нормативными актами понимают все внутренние документы, содержащие нормы трудового права. Однако в профессиональной среде не утихают споры об исключениях. Поэтому важно учесть ключевые признаки, позволяющие идентифицировать документ в качестве ЛНА.

Обзор основных признаков локальных нормативных актов

Ключевыми признаками соответствующих документов являются:

• Порядок утверждения согласно положениям ст. 8 ТК РФ.

• Подзаконность – ЛНА должны соответствовать требованиям законов и нормативных актов.

• Многократность применения – акты не разрабатывают для решения одного конкретного вопроса.

• Субъектность – документы могут действовать только внутри определенной компании.

• Действие в отношении отдельных групп сотрудников или всех работников организации.

Помните, что акты не должны ухудшать положение сотрудника относительно норм, установленных законодательством. В противном случае положения документа не могут быть обязательными для исполнения.

Как оформить ЛНА?

В большинстве случаев разработка проекта документа и его дальнейшее оформление проходят по одному и тому же сценарию. Рассмотрим его предметно.

Подробное руководство по составлению и оформлению локальных нормативных актов

Процедура проходит в 7 основных этапов:

• Утверждение лица, ответственного за разработку документа.

• Подготовка проекта документа в соответствии с требованиями нормативов и действующего законодательства к их форме и содержанию.

• Согласование проекта с компетентными специалистами – этап не является обязательным, однако имеет смысл как минимум провести проверку юридической корректности документа.

• При необходимости согласование положений акта с органом, представляющим интересы сотрудников – например, с классическим профсоюзом.

• Утверждение ЛНА руководителем компании.

• Введение документа в действие соответствующим приказом.

• Ознакомление сотрудников – в большинстве случаев осуществляется ознакомление под роспись.

В дальнейшем документ передается на хранение в соответствующее дело. На последнем проставляется номер, ставится подпись компетентного сотрудника. Акты хранятся в компании постоянно. Не подлежат уничтожению даже утратившие силу документы.

Внимание!  В Moscow Digital School есть курс повышения квалификации «Локальные нормативные акты», в ходе которого вы научитесь разрабатывать и оформлять ЛНА с нуля в полном соответствии с действующим законодательством.

Выводы

ЛНА содержат нормы трудового права, регламентируют отношения сотрудника с работодателем, обеспечивают реализацию прав и их защиту, определяет правила поведения внутри компании. Они не могут противоречить  законодательству Российской Федерации. Для принятия и введение в действие отдельных локальных нормативных актов необходимо предварительное согласование положений с органом, представляющим интересы сотрудников.

Акты подразделяются на обязательные и необязательные. Если не оформить первые, то руководителя могут привлечь к административной ответственности. В большинстве случаев с актом важно ознакомить всех сотрудников – они должны поставить подписи на соответствующем бланке.

Оформление и принятие ЛНА практически всегда проходит по одному и тому же алгоритму, соблюдение которого сделает его эффективным инструментом, направленным на обеспечение развитие компании.

Статья написана в соавторстве с Ириной Антропцевой. Ирина кандидат юридических наук, MBA, доцент кафедры правового обеспечения рыночной экономики Высшей школы правоведения ИГСУ РАНХиГС, генеральный директор ООО ЮК “Антропцева и партнеры”.