Локальные нормативные акты организации: виды, правила составления и порядок принятия

Локальные нормативные акты работодателя помогают превратить общие требования закона в понятные правила для конкретной организации: установить режим работы, систему оплаты труда, порядок обработки персональных данных, требования охраны труда и другие процедуры. Но недостаточно просто подготовить документ и подписать его у руководителя. Нужно определить, действительно ли он является ЛНА, выбрать правильный порядок принятия, при необходимости учесть мнение профсоюза и своевременно ознакомить работников.

Ошибка на любом из этих этапов может привести к тому, что отдельные положения акта не будут применяться. Кроме того, отсутствие обязательных документов и нарушение трудового законодательства создают риск предписаний и административной ответственности. Ниже — практическое руководство, которое поможет провести ревизию действующих документов и выстроить процедуру работы с ЛНА.

Важность локальных нормативных актов

Трудовой кодекс устанавливает общие правила, одинаковые для работодателей. ЛНА конкретизируют их применительно к структуре, режиму и технологиям конкретной организации. Например, закон закрепляет обязанность выплачивать заработную плату и соблюдать режим труда и отдыха, а работодатель в локальных документах определяет систему премирования, сроки выплаты, начало и окончание рабочего дня, продолжительность перерывов.

Грамотно составленные ЛНА решают сразу несколько задач:

• фиксируют единые правила для работников и руководителей;
• распределяют ответственность между подразделениями и должностными лицами;
• снижают число спорных ситуаций по вопросам оплаты, режима работы, отпусков и дисциплины;
• подтверждают, что работодатель организовал обязательные процессы;
• помогают кадровой службе последовательно оформлять решения;
• служат доказательством при проверках и трудовых спорах.

ЛНА не должны использоваться как способ отменить или ограничить гарантии, установленные законом, коллективным договором или соглашениями. Если локальная норма ухудшает положение работников либо акт принят без соблюдения обязательной процедуры учета мнения представительного органа работников, такая норма не применяется. Вместо нее действуют положения трудового законодательства, коллективного договора или соглашения.

Понятие и назначение ЛНА

Трудовой кодекс не содержит развернутого определения ЛНА, но из статьи 8 следует его основное содержание. Локальный нормативный акт работодателя — это внутренний документ, который:

• содержит нормы трудового права, то есть общие правила поведения;
• рассчитан на неоднократное применение;
• действует в отношении всех работников или определенной категории;
• принимается работодателем в пределах его компетенции;
• распространяется на отношения внутри конкретной организации или у конкретного работодателя.

Именно нормативность отличает ЛНА от индивидуального кадрового документа. Приказ о премировании одного сотрудника, приказ о приеме на работу или график смен конкретного подразделения может регулировать отдельную ситуацию, но не всегда является локальным нормативным актом. Название документа также не определяет его статус: «положение», «регламент» или «инструкция» становятся ЛНА только тогда, когда содержат общеобязательные трудовые нормы.

ЛНА следует отличать и от коллективного договора. Коллективный договор заключается работниками и работодателем в результате коллективных переговоров, а локальный акт принимает работодатель — самостоятельно либо с учетом мнения представительного органа работников в случаях, предусмотренных законом.

Работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не принимают ЛНА. Микропредприятия и некоммерческие организации, отвечающие условиям главы 48.1 ТК РФ, вправе полностью или частично отказаться от принятия отдельных ЛНА. Тогда вопросы, которые обычно регулируются такими актами, необходимо включить в трудовые договоры по типовой форме. Это право, а не автоматическое освобождение всех субъектов малого бизнеса от кадровых документов.

Классификация локальных нормативных актов

Для практической работы удобно классифицировать ЛНА по нескольким основаниям.

По обязательности

Обязательные акты прямо предусмотрены законом либо становятся обязательными из-за особенностей работы организации. Факультативные документы работодатель принимает по собственной инициативе, чтобы урегулировать процессы, которые требуют единообразных правил.

По кругу работников

Общие ЛНА распространяются на весь персонал: например, правила внутреннего трудового распорядка. Специальные действуют только для отдельных категорий — дистанционных работников, сотрудников со сменным режимом, лиц, допущенных к коммерческой тайне, или работников конкретного подразделения.

По способу принятия

Одни документы работодатель принимает самостоятельно. Другие — с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если такой орган действует у работодателя и представляет интересы работников. Обязанность учитывать мнение должна следовать из ТК РФ, другого федерального закона, коллективного договора или соглашения. Сам факт наличия профсоюза не означает, что с ним необходимо согласовывать абсолютно каждый внутренний документ.

По сроку действия

ЛНА могут быть бессрочными или действовать до определенной даты либо события. Например, график отпусков составляют на календарный год, а постоянное положение об оплате труда действует до отмены или утверждения новой редакции.

Обязательные локальные нормативные акты

Универсального закрытого перечня ЛНА для всех работодателей нет. Набор документов зависит от численности персонала, системы оплаты, режимов работы, отрасли, наличия вредных факторов, обработки персональных данных, профсоюза и других обстоятельств. Поэтому ревизию следует проводить не только по списку названий, но и по функциям, которые работодатель обязан урегулировать.

Документ или блок правил — Когда требуется — Правовое основание и примечание

Правила внутреннего трудового распорядка — Как правило, каждому работодателю — Статья 189 ТК РФ. Обычно ПВТР регулируют прием и увольнение, права и обязанности сторон, режим работы, отдых, поощрения, взыскания и иные вопросы. ПВТР могут быть приложением к коллективному договору.

Локальный документ о системе оплаты труда — Если необходимые условия не исчерпывающе установлены коллективным договором или соглашением — Статья 135 ТК РФ. Это может быть положение об оплате труда, положение о премировании или единый акт. В нем закрепляют размеры и правила выплат, доплат, надбавок и премий.

График отпусков — Для работодателей, на которых распространяется общая процедура предоставления ежегодных отпусков — Статья 123 ТК РФ. Его утверждают не позднее чем за две недели до наступления календарного года с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК РФ.

Документы по персональным данным работников — Если работодатель обрабатывает персональные данные — Статьи 86–88 ТК РФ и Федеральный закон № 152-ФЗ. Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.

Правила и инструкции по охране труда — С учетом профессий, должностей, видов работ и существующих рисков — Статья 214 ТК РФ и подзаконные требования по охране труда. Состав документов определяют по реальным условиям деятельности, а не по универсальному шаблону.

Положение о ненормированном рабочем дне — Если такой режим применяется — Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливают коллективным договором, соглашениями или ЛНА с учетом мнения представительного органа работников; статья 101 ТК РФ.

Графики сменности — При сменной работе — Статья 103 ТК РФ. Графики составляют с учетом мнения представительного органа работников и, как правило, доводят до работников не позднее чем за один месяц до введения.

Порядок индексации заработной платы — Работодатели, не относящиеся к государственным органам, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным учреждениям, устанавливают порядок индексации коллективным договором, соглашениями или ЛНА — статья 134 ТК РФ. Локальный механизм должен определять условия и порядок индексации и не сводить ее проведение к полностью произвольному решению работодателя.

Важно не смешивать ЛНА и другие обязательные кадровые документы. Штатное расписание, трудовые договоры, приказы по личному составу и табели учета рабочего времени необходимы для кадрового учета, но вопрос об их отнесении к ЛНА решается по содержанию. Должностная инструкция не названа ТК РФ безусловно обязательным отдельным документом: трудовую функцию можно подробно закрепить в трудовом договоре. Однако инструкция полезна, а иногда необходима для подтверждения обязанностей, квалификационных требований и разграничения ответственности.

Необязательные локальные нормативные акты

Дополнительный ЛНА оправдан, если процесс повторяется, затрагивает несколько работников и требует единых правил. Работодатель может принять положения:

• о командировках и возмещении расходов;
• о дистанционной или гибридной работе;
• об обучении, наставничестве и оценке персонала;
• о предоставлении дополнительных социальных гарантий;
• о служебных поездках и использовании корпоративного транспорта;
• о пропускном режиме и использовании информационных систем;
• о коммерческой тайне, если работодатель вводит соответствующий режим;
• о предотвращении конфликта интересов и иных корпоративных процедурах.

Не следует создавать отдельное положение на каждый частный вопрос. Большое число пересекающихся документов усложняет ознакомление и увеличивает риск противоречий. Сначала определите предмет регулирования, затем решите, нужен отдельный акт или достаточно раздела в ПВТР, положении об оплате труда либо ином действующем документе.

Порядок принятия ЛНА

Шаг 1. Определите основание и предмет регулирования

Зафиксируйте, зачем нужен документ, на кого он будет распространяться и какие процессы должен регулировать. Проверьте федеральные законы, подзаконные акты, отраслевые соглашения, коллективный договор и действующие ЛНА. На этом этапе важно выявить обязательные формулировки и пределы усмотрения работодателя.

Шаг 2. Назначьте разработчика

Проект может готовить кадровая служба, юрист, специалист по охране труда, подразделение информационной безопасности или рабочая группа. Ответственного удобно назначить приказом или поручением. В сложных документах заранее распределяют разделы между специалистами и определяют срок подготовки.

Шаг 3. Подготовьте проект

Текст должен отвечать на практические вопросы: кто совершает действие, в какой срок, какие документы оформляет, кому передает результат и кто контролирует исполнение. Не переписывайте закон большими блоками. Лучше конкретизировать процедуру, сохраняя точные отсылки к обязательным нормам.

Проверьте проект на внутреннюю согласованность. Размер премии и основания для ее снижения не должны различаться в положении об оплате труда и трудовом договоре; режим работы в ПВТР должен соответствовать графикам и условиям договоров; порядок обработки данных — фактическим информационным системам и доступам.

Шаг 4. Проведите внутреннее согласование

Обязательный маршрут законом обычно не установлен, поэтому работодатель определяет его сам. Проект целесообразно направить юридической, кадровой, финансовой службе и руководителям затронутых подразделений. Согласование можно оформить визами, листом согласования или в системе электронного документооборота.

Шаг 5. Учтите мнение профсоюза, когда это обязательно

По статье 372 ТК РФ работодатель направляет проект ЛНА и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Орган не позднее пяти рабочих дней направляет мотивированное мнение в письменной форме.

Если профсоюз согласен либо не представил мотивированное мнение в срок, работодатель продолжает процедуру. Если мнение содержит предложения или выражает несогласие, работодатель может согласиться с ним либо в течение трех дней провести дополнительные консультации. При недостижении согласия разногласия оформляют протоколом. После этого работодатель вправе принять акт, а профсоюз — обжаловать его в государственной инспекции труда или суде и начать процедуру коллективного трудового спора.

Нельзя подменять «учет мнения» формальным грифом согласования. В материалах процедуры должны сохраниться проект, обоснование, подтверждение направления, мотивированное мнение, результаты консультаций и при наличии протокол разногласий.

Шаг 6. Утвердите и введите акт в действие

ЛНА утверждают подписью руководителя в грифе утверждения либо отдельным распорядительным документом — в зависимости от принятого у работодателя порядка. В приказе можно указать дату вступления в силу, ответственных за ознакомление и контроль, а также документы, которые утрачивают силу.

Если дата не определена, возникают споры о начале применения правил. Поэтому ее лучше указывать прямо. Документ не должен применяться к отношениям, возникшим до его введения, если это ухудшает положение работника или придает новым обязанностям обратную силу.

Шаг 7. Ознакомьте работников

Работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. При приеме на работу это делают до подписания трудового договора. С новым актом или новой редакцией уже работающих сотрудников знакомят до того, как правила начнут применяться к ним.

Ознакомление можно подтвердить листом, журналом, отметкой на экземпляре акта либо средствами кадрового электронного документооборота при соблюдении требований закона. В подтверждении должны быть идентифицируемы работник, документ и его редакция, дата ознакомления и факт получения доступа к тексту. Простая рассылка по электронной почте без возможности надежно подтвердить эти обстоятельства создает риск для работодателя.

Оформление ЛНА

Единой обязательной формы для большинства ЛНА нет. Организация может установить правила оформления в инструкции по делопроизводству. Действующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 с изменением № 1 можно использовать как ориентир, если обязанность применять его не установлена законом, иным обязательным актом или внутренними правилами работодателя.

Обычно ЛНА содержит:

• полное наименование работодателя;
• название вида документа и заголовок;
• дату, номер и место составления, если это предусмотрено системой делопроизводства;
• гриф утверждения или ссылку на утверждающий приказ;
• отметку об учете мнения профсоюза, когда процедура обязательна;
• общие положения, круг работников и область применения;
• права, обязанности, последовательность действий, сроки и ответственность участников;
• порядок контроля, изменения и отмены;
• сведения о приложениях;
• подписи и необходимые визы.

Используйте однозначные формулировки. Вместо «работник своевременно передает документы» укажите конкретный срок и адресата. Термины должны употребляться одинаково во всех разделах. Приложения — формы заявлений, перечни должностей, схемы согласования — нумеруют и связывают с пунктами основного текста.

Пронумеруйте редакции документа и обеспечьте возможность определить, какой текст действовал в конкретный период. Это особенно важно для положений об оплате труда: при споре нужно подтвердить не только содержание нормы, но и факт ознакомления работника именно с применявшейся редакцией.

Изменение и отмена ЛНА

ЛНА пересматривают при изменении законодательства, структуры организации, технологии работы, системы оплаты, режимов труда или по итогам выявленных ошибок. Полезно назначить владельца каждого документа и установить периодичность проверки актуальности.

Изменения принимают в том же порядке, который требуется для самого акта. Если при первоначальном принятии нужно учитывать мнение профсоюза, оно требуется и для новой редакции или изменений. После утверждения работников знакомят с изменениями, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

ЛНА нельзя использовать для одностороннего изменения условий трудового договора. Если новое правило меняет согласованную трудовую функцию, оплату, режим или иное обязательное условие договора, нужно применять предусмотренную законом процедуру. По соглашению сторон изменения оформляют письменно. Изменение определенных сторонами условий по инициативе работодателя допускается только при наличии оснований и с соблюдением статьи 74 ТК РФ, включая уведомление и предложение вакансий в предусмотренных случаях.

Действие ЛНА или отдельных положений прекращается:

• в связи с истечением срока;
• после отмены работодателем;
• со вступлением в силу нового акта;
• со дня вступления в силу закона, коллективного договора или соглашения, устанавливающего более высокий уровень гарантий либо делающего локальную норму неприменимой.

Отмену или замену лучше закрепить приказом и прямо перечислить утратившие силу документы. Это предотвращает одновременное действие нескольких редакций.

Хранение ЛНА

Срок хранения зависит от вида документа, а не только от его статуса ЛНА. Применяют Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а также специальные требования для отдельных документов. Поэтому утверждение, что все ЛНА хранятся постоянно, неверно.

Организации следует вести реестр ЛНА. В нем удобно указать название, номер, дату утверждения и вступления в силу, ответственное подразделение, срок действия, основание для учета мнения профсоюза, способ ознакомления, срок хранения и сведения о предыдущей редакции. Утратившие силу версии нельзя сразу уничтожать: они подтверждают правила, действовавшие в период работы сотрудников. Уничтожение проводят после истечения установленного срока и оформления по правилам архивного дела.

Практический алгоритм ревизии ЛНА

1. Составьте перечень действующих документов и соберите все редакции.
2. Разделите документы на ЛНА, индивидуальные акты и организационно-распорядительные документы.
3. Сопоставьте деятельность работодателя с обязательными блоками регулирования.
4. Проверьте, нет ли дублирования и противоречий между ЛНА, договорами и фактическими процессами.
5. Установите, для каких актов обязательно мнение профсоюза.
6. Проверьте утверждение, дату вступления в силу и наличие подтверждений ознакомления.
7. Сверьте нормы с действующим законодательством и удалите устаревшие ссылки.
8. Назначьте владельцев документов и сроки следующей проверки.
9. Утвердите изменения, ознакомьте работников и закройте старые редакции в реестре.

Чек-лист перед утверждением

Перед подписанием документа убедитесь, что:

• работодатель вправе регулировать соответствующий вопрос локально;
• ни одна норма не ухудшает положение работников;
• документ согласован с трудовыми договорами, коллективным договором и другими ЛНА;
• определен круг работников, на которых он распространяется;
• указаны конкретные действия, сроки и ответственные лица;
• проведена обязательная процедура учета мнения профсоюза;
• обозначены дата вступления в силу и отменяемые документы;
• подготовлен способ подтверждаемого ознакомления работников;
• определены ответственное подразделение, место и срок хранения;
• в реестр внесены номер и редакция акта.

Главное о локальных нормативных актах

Локальные нормативные акты организации должны соответствовать ее реальной работе, а не представлять собой набор универсальных шаблонов. Начинать следует с обязательных функций: внутреннего распорядка, оплаты труда, отпусков, персональных данных, охраны труда и специальных режимов, которые фактически применяются. Затем можно добавлять документы для повторяющихся корпоративных процессов.

Для законного применения акта важны четыре условия: работодатель действует в пределах компетенции, содержание не ухудшает положение работников, обязательное мнение профсоюза учтено, а сотрудники надлежащим образом ознакомлены с документом. Регулярная ревизия и реестр редакций превращают ЛНА из формальности в рабочую систему кадрового управления.

Локальные нормативные акты — лишь одна из составляющих внутренней правовой системы компании. Не менее важно грамотно выстраивать договорную работу: выявлять риски еще на этапе переговоров, формулировать устойчивые договорные конструкции и учитывать актуальную судебную практику.

Если вы хотите системно развить эти навыки, обратите внимание на курс «Договорное право 2.0» от Moscow Digital School. Программа посвящена управлению договорными рисками на всех этапах работы с договором — от подготовки и согласования условий до исполнения обязательств и судебных споров. Обучение построено на разборе реальных кейсов, современных подходов судебной практики и практических инструментов, которые можно применять в ежедневной работе юриста. 

Подробнее о программе.

Нормативные источники

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ: статьи 8, 22, 22.1–22.3, 68, 74, 86–88, 101, 103, 123, 134, 135, 189, 214, 309.1–309.2, 372. https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…». https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_345020/

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с изменением № 1, введенным в действие с 01.07.2018).