Что такое «коммерческая тайна»?
Каждая компания может иметь свои секреты, о которых никто не должен знать: например, рецепт печенья, который сделал её знаменитой, или же код программы. Конкуренты могут украсть эти данные и полностью скопировать бизнес, который принесет им гораздо больше прибыли. В таком случае, чтобы защитить свои тайны от недоброжелателей, компании вводят у себя режим коммерческой тайны.
В этом материале мы разберемся с понятием коммерческой тайны, расскажем, что в нее не входит, а также объясним, как распространить режим коммерческой тайны на ценную для Вашего предприятия информацию.
Чтобы не пропустить новые материалы «MDS Media», подписывайтесь на наш телеграм-канал
Понятие коммерческой тайны
Коммерческая тайна — это конфиденциальные сведения, которые помогают предпринимателю повышать продажи, минимизировать расходы, сохранять положение на рынке или получать иную коммерческую выгоду, и, как следствие, увеличивать прибыльность бизнеса.
Одна из самых охраняемых коммерческих тайн – химическая тайна вещества, который входит в состав Coca-Cola. Более века компании удается сохранить этот секрет, что позволяет напитку иметь свой неповторимый вкус и аромат.
Скрыть можно списки клиентов, рецепт блюда, принципы ценообразования, условия заключенных договоров, деловую переписку, маркетинговые исследования, информацию о незапатентованных изобретениях и другие данные, которые являются коммерчески ценными на сегодняшний день или могут стать значимыми в будущем. Какие сведения будут составлять коммерческую тайну, решает её обладатель.
Такая информация представляет особый интерес для конкурентов, потому что является источником получения коммерческих выгод. Как можно понять из Федерального Закона N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» от 29.07.2004, утечка подобных сведений может привести к невосполнимым потерям.
Однако, если полиция, суд или другие государственные органы потребуют раскрыть коммерческую тайну, её обладатель обязан предоставить необходимую информацию. Официальный запрос с подписью руководителя структуры, как правило, должен содержать цель, правовое основание и сроки, по которым требование должно быть удовлетворено. Полученную коммерческую тайну органы государственной власти обязаны скрывать от конкурентов.
Коммерческая тайна vs государственная тайна
В отличие от государственной тайны у коммерческой тайны нет разделения по различным степенями секретности и нескольких грифов. Существует лишь режим коммерческой тайны как таковой, для установления которого обязательно должен быть использован единственный гриф – «Коммерческая тайна».
Например, даже если Вы оставите на документах пометку «особо важно» или «абсолютно секретно», от этого ничего не поменяется. То есть, порядок обращения останется прежним, как и ответственность за ее раскрытие.
Что не входит в коммерческую тайну?
Может показаться, что скрыть можно любую информацию, которую Вы посчитаете коммерческой тайной, но это ошибочное мнение. По закону коммерческой тайной могут быть только те сведения, которые предоставляют коммерческую ценность, относятся к предпринимательской деятельности, принадлежат компании на законном основании, и, как бы банально это не звучало, остаются неизвестными для посторонних, а также не содержат сведения о государственной тайне.
Нет ничего такого, если конкуренты или недоброжелатели узнают о времени работы предприятия, или о том, сколько пончиков и чашек кофе употребляет руководитель отдела в течение дня. Данная информация не позволяет получить компании какую-либо коммерческую выгоду и не является ценной с данной точки зрения, поэтому она и не считается коммерческой тайной.
Кроме того, нельзя скрывать публичную информацию и ту, которая по закону и так должна быть в свободном доступе. Например, кадровые сведения, влияние на окружающую среду, данные о правонарушениях, информация об освоении госбюджетов и многое другое.
Вот несколько примеров, когда работников нельзя обвинить в распространении коммерческой тайны. Первая ситуация – кто-то написал на своей страничке в социальных сетях, что не получает зарплату в течение 3 месяцев. Вторая – работник передал конкурентам информацию об экологической проверке. Третий пример – работник рассказал большому количеству людей о том, что директор департамента был привлечен к ответственности.
Как нужно вводить коммерческую тайну на предприятии?
Шаг 1. Определить и составить список сведений, которые являются коммерческой тайной. Перечень конфиденциальных сведений должен быть конкретным, кроме того, его следует оформить документально.
Например, если дело дойдёт до суда, то расплывчатые формулировки могут сыграть не в пользу компании, которая их ввела.
Шаг 2. Урегулировать порядок обращения с коммерческой тайной и зафиксировать его локальных документах компании.
Правила лучше прописать в отдельном приказе или положении, где также следует упомянуть о санкциях в случае нарушений. Там же можно указать должности работников, имеющих доступ к коммерческой информации, где и как она хранится, и в каких случаях можно получить к ней доступ, когда ее можно предоставлять или передавать.
Шаг 3. Определить круг лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне, либо которым такая информация была предоставлена или передана, а также вести их учет.
Это может быть специальный журнал учёта или электронная база.
Например, человек получил бумажные документы, оставил подпись в журнале. Если же информация хранится на компьютере, то нужно установить на нём пароль, который человек получит под подпись.
Шаг 4. Урегулировать порядок использования коммерческой тайны с работниками и контрагентами.
Компания определяет, как именно можно использовать коммерческую тайну, в трудовых договорах, если речь идет о работниках, а в отношении контрагентов – в гражданско-правовых договорах.
Шаг 5. Ознакомить работников, которые имеют доступ к коммерческой тайне, с правилами обращения с ней.
Каждый работник, допущенный к коммерческой тайне, должен не просто знать об этом: его необходимо ознакомить под подпись с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, а также с установленным компанией режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение. Если доступ к такой информации не предусмотрен трудовыми обязанностями, работник должен дать на это свое согласие.
Шаг 6. Нанести на носители с информацией гриф «Коммерческая тайна» и указать обладателя этих сведений.
Если лицо юридическое, то необходимо написать полное наименование и местонахождение, если ИП – то ФИО и место жительства. В случае несоблюдения необходимой маркировки документы не защищаются режимом коммерческой тайны.
Если же говорить о способе нанесения грифа, то он в законе не описан. Это может быть и надпись от руки, и наклейка, и печать. Гриф также можно включить в состав реквизитов документов.
Шаг 7. Создать необходимые условия для режима коммерческой тайны, его введения и контроля.
Руководство обязано защитить информацию от посторонних лиц. Для этого могут быть использованы сейфы, кодовые замки, пароли, передача ключей только уполномоченным работникам. Кроме того, документы должны правильно ликвидироваться, например, в шредере. Нельзя допускать, чтобы работник мог вынести документы с коммерческой тайной на мусорку.
Как хранить коммерческую тайну?
Чтобы сохранить коммерческую тайну, нужно действовать сразу по нескольким направлениям.
Необходимо обеспечить:
· Правовую защиту. К примеру, защищать свои права через правоохранительные государственные органы и суды, а также требовать возмещение убытков в случае незаконного использования информации.
· Физическую защиту. Например, установить контрольно-пропускной пункт в компании, приобрести сейфы и использовать электронные ключи.
· Организационную защиту. То есть постоянно контролировать выполнение установленных норм, внедрить работников, отвечающих за соблюдение правил, и ввести уровни доступа до коммерческой тайны.
· Техническую защиту. Применить аудио- и видеонаблюдение, установить сигнализацию и идентификационные системы.
· Работу с кадрами. Организованные действия со стороны отдела кадров, проведение инструктажей и напоминания о возможных последствиях за несоблюдение правил.
Примеры разглашения коммерческой тайны
Следует помнить о том, что под разглашением коммерческой тайны не всегда подразумевают похищение какой-либо базы данных или конфиденциальных сведений. Например, разглашением могут признать и бездействие, из-за которого посторонние лица смогут узнать тайную информацию. Так, невыключенный компьютер или документ, который положили в шкаф не под ключ, могут стать источниками утечки. Другие примеры – документация с коммерческой тайной, которая находится дома у работника, фиксация факта разглашения при помощи видео- и фотосъемки, или же отправка секретных файлов через мессенджер.
В Moscow Digital School на курсах «Защита персональных данных», «Управление и распоряжение интеллектуальной собственностью» и «Юрист в сфере IT» Вы рассмотрите особенности сбора, хранения и обработки различных видов данных, в том числе и коммерческой тайны, а также научитесь применять полученные знания на практике.
Статья создана совместно с командой специалистов Versus.legal
