Электронная подпись: как с ней работать бизнесу

⏱ Время чтения: 6 минут

Опытный юрист знает: чтобы экономить время и прямо из офиса отправлять отчетность в ФНС, подписывать контракты с контрагентами, участвовать в торгах, можно использовать электронную подпись (ЭП). Но не все так просто. Неверный выбор подписи или сомнительный удостоверяющий центр могут обернуться блокировкой отчетов и срывом сделок.

Наш материал поможет разобраться в видах ЭП, выбрать надежный УЦ и настроить КЭП для работы в ФНС, Росреестре, ЕГАИС и других системах.

Чтобы  не пропустить новые материалы от MDS, подписывайтесь на наш Телеграм-канал.

Какая бывает электронная подпись: выбираем для своих задач

Порядок использования электронных подписей регулирует Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В России действуют три основных вида ЭП: простая, усиленная неквалифицированная (НЭП) и усиленная квалифицированная (КЭП). Разница между ними — в уровне защиты, правовом статусе и возможностях применения.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это базовый уровень. Она подтверждает личность пользователя с помощью логинов, паролей, одноразовых кодов или других средств аутентификации. Применяется для некритичных операций, не требующих повышенных мер безопасности.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — более защищенный вариант, создается с использованием криптографических методов и позволяет установить, кто подписал документ и не был ли он изменен после подписания.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самая защищенная и юридически значимая. Подпись проходит сертификацию в аккредитованном удостоверяющем центре, соответствует всем требованиям закона и признается судами и государственными органами.

Что выбрать

Если вам нужна подпись для личных целей (доступ к сервисам, подача заявлений), достаточно простой ЭП.

Для внутренних процессов и подписания документов между партнерами, с которыми есть соглашение, подойдет НЭП.

Для отчетности в ФНС, судов, юридически значимых сделок и участия в торгах необходима КЭП.

Сравнительная таблица видов электронной подписи

Характеристика	ЭП	НЭП	КЭП
Уровень защиты	Низкий. Подтверждает личность пользователя, но не защищает от изменений документа.	Средний. Гарантирует целостность документа и идентификацию подписавшего.	Высокий. Обеспечивает подлинность, целостность и юридическую значимость.
Как создается	С помощью логина и пароля, SMS-кода, e-mail-подтверждения.	С использованием криптографического преобразования, без участия удостоверяющего центра.	С помощью криптографии и сертификата, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.
Юридическая сила	Признается только в рамках соглашения между сторонами (например, в банке или на Госуслугах).	Действует при наличии соглашения между сторонами. В судах используется ограниченно.	Признается государством, судами и налоговыми органами. Полная юридическая сила.
Сферы применения	Авторизация в банках, личный кабинет на Госуслугах, подтверждение заявок на услуги.	Внутренний документооборот компаний, договоры при соглашении сторон.	Электронные счета-фактуры, налоговая отчетность, контракты, юридически значимые документы.
Кто выдает	Организация, предоставляющая услугу (банк, портал и др.).	Любое лицо или компания, использующая средства шифрования.	Только аккредитованный удостоверяющий центр.
Уровень доверия	Низкий	Средний	Высокий
Стоимость	Бесплатно	Обычно бесплатно или недорого (зависит от программного обеспечения)	Платно (оформление через УЦ)
Особенности	Не защищает от подмены или несанкционированных изменений.	Гарантирует неизменность документа, но не имеет гос. статуса.	Используется везде, где требуется юридически значимая подпись.
Примеры использования	Вход в онлайн-банк, подача заявления на Госуслугах.	Подписание внутренних приказов, агентских отчетов.	Отчетность в ФНС, участие в госзакупках, подписание договоров с контрагентами.

Где использовать КЭП: главные сервисы для бизнеса

Легально и быстро взаимодействовать с государством, контрагентами и сотрудниками — причины оформлять квалифицированную электронную подпись. Диапазон сфер, где ее можно использовать, велик.  

1. Закупки и торги (ЭТП, например, Фабрикант, B2B-Center, uTender)
   Регистрироваться на площадке, участвовать в торгах, подписывать документы с заказчиками и поставщиками.
2. Госуслуги (gosuslugi.ru)
   Регистрировать ИП и ООО, вносить изменения в ЕГРЮЛ, получать патенты, заказывать официальную статистику.
3. Налоговая (nalog.ru)
   Отправлять декларации и документы, проверять расчеты, регистрировать юрлицо или ИП, менять систему налогообложения, получать вычеты.
4. Росреестр (rosreestr.gov.ru)
   Регистрировать права на недвижимость, подавать заявления на кадастровый учет, получать выписки из ЕГРН.
5. Таможня (customs.gov.ru)
   Подписывать и отправлять декларации, разрешительные и сопроводительные документы, отчеты.
6. Система маркировки (Честный Знак)
   Регистрироваться в системе, отчитываться о маркированных товарах (обувь, лекарства, парфюмерия, текстиль и др.).
7. ФГИС «Меркурий»
   Оформлять и гасить ветеринарные сопроводительные документы для продукции животного происхождения.
8. Суды (ГАС «Правосудие», «Мой Арбитр»)
   Подача исков, ходатайств, жалоб и других процессуальных документов в электронном виде.
9. Росаккредитация
   Регистрация в Национальной системе аккредитации, подача заявлений и деклараций о соответствии.
10. ЕГАИС «Алкоголь»
    Передача сведений о производстве, импорте, поставках и продаже алкогольной и спиртосодержащей продукции.
11. ЕГАИС «Лес»
    Передача данных о заготовке, вывозе и отгрузке древесины.
12. Главгосэкспертиза
    Подача проектной документации, инженерных изысканий, заявок на экспертизу и финальных версий документов.
13. Регулярная отчетность (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и др.)
    Отправка налоговой и бухгалтерской отчетности (НДС, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и др.).
14. Внутренний документооборот (корпоративные ЭДО-системы)
    Подписание трудовых договоров, приказов, табелей, отчетов и прочих кадровых документов.
15. Обмен с контрагентами (операторы ЭДО)
    Подписание УПД, счетов-фактур, актов и накладных для ускорения документооборота.

Как и где получить КЭП

Чтобы использовать квалифицированную электронную подпись в юридически значимых операциях, нужно получить сертификат КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Порядок получения зависит от того, к какой категории вы относитесь: юрлицо, ИП, физическое лицо или представитель госоргана.

Кто может получить КЭП и где именно

Категория заявителя	Где выдают КЭП	Особенности
Юридические лица (руководители, действующие без доверенности), ИП, нотариусы, руководители филиалов иностранных организаций	Удостоверяющий центр ФНС России	Основной канал получения КЭП для бизнеса
Кредитные организации, платежные операторы, некредитные финорганизации, ИП с особым видом деятельности (ст. 76.1 Закона о ЦБ)	Удостоверяющий центр Банка России	Получение строго через ЦБ
Должностные лица государственных органов, органов местного самоуправления и организаций на казначейском сопровождении	Удостоверяющий центр Федерального казначейства	Для обеспечения документооборота в госсекторе
Физические лица	Коммерческие удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию	В государственных УЦ КЭП для физлиц не оформляется

Обратите внимание: государственные удостоверяющие центры (ФНС, ЦБ, Казначейство) выдают сертификаты только отдельным категориям. Если вы — физическое лицо, обращаться нужно в аккредитованный коммерческий УЦ.

Электронная подпись — ключ к безопасному бизнесу, особенно в блокчейн-проектах. Смарт-контракты, токены, криптобиржи — без юридической защиты и понимания технологий тут не обойтись. Хотите разбираться, как применять КЭП в блокчейне и не теряться в законах, записывайтесь на курс «Blockchain Lawyer» от Moscow Digital School. Это 5 месяцев практики под руководством сооснователя MixBytes. Вы изучите:

• Как работают блокчейн-проекты, токены и криптокошельки.
• Регулирование ЦФА, бирж и смарт-контрактов в России и за рубежом.
• Сопровождение разработки смарт-контрактов.
• Создание системы внутреннего контроля в криптопроектах.
• Сопровождение создания и оборота NFT и многое другое.

Мы предлагаем насыщенную программу из 13 модулей, разбор свежих кейсов, практику: игровые арбитражи и бизнес-игры по выпуску токенов, шаблоны для AML/KYC и договоров. Записывайтесь на курс и освойте сферу блокчейн.

Куда можно обратиться за КЭП

Получить сертификат возможно при личном визите и удаленно:

• Личное обращение в УЦ ФНС с записью сертификата на USB-токен.
• Отправка заранее сгенерированного запроса с помощью сертифицированного криптосредства.
• Мобильные приложения:

1. «Подпись для бизнеса» (в рамках эксперимента с облачной подписью),
2. «Госключ»,
3. «Моя подпись».

• Удаленное получение через сервисы с подтверждением личности через ЕСИА и ЕБС (Госуслуги).
• Личный кабинет ИП или юрлица при наличии действующего сертификата КЭП.

Документы для получения КЭП

Необходимо подготовить:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• СНИЛС и ИНН физлица (для руководителя или ИП);
• ОГРН и ИНН организации — для юрлиц;
• ОГРНИП — для индивидуальных предпринимателей;
• КПП и НЗА из РАФП, а также нотариальную доверенность — для руководителей филиалов иностранных компаний.

Пошаговая настройка рабочего места

Настройте рабочее место, чтобы без сбоев подписывать и отправлять документы на торговые площадки, в налоговую, ФНС, Росреестр вести электронный документооборот с контрагентами.

1. Установка программного обеспечения

Для начала нужно установить базовый набор программ:

• Криптопровайдер — программное обеспечение для работы с электронной подписью (например, КриптоПро CSP).
• Плагин для работы с КЭП — например, КриптоПро ЭЦП Browser plug-in.
• Расширение плагина для используемого браузера (скачать можно с сайта esmart.ru).

После установки программ необходимо активировать лицензию для КриптоПро:

• Откройте «Инструменты КриптоПро» (программа устанавливается автоматически вместе с КриптоПро CSP).
• Нажмите «Ввести лицензию».
• Заполните сведения о пользователе.
• После успешной активации КЭП готова к использованию.
  

2. Настройка браузера

• Установите корневой сертификат удостоверяющего центра (УЦ), выдавшего вашу подпись — скачать можно на сайте nalog.gov.ru.
• Настройте совместимость браузера — некоторые площадки лучше работают в Internet Explorer или Mozilla Firefox ESR.
• Убедитесь, что плагин установлен и активировано расширение для вашего браузера.

После установки рекомендуется перезапустить браузер и проверить доступ к нужным сайтам.

3. Интеграция с 1С

Если вы используете 1С для бухгалтерии или управления предприятием, КЭП можно интегрировать в систему для удобства подписания и отправки отчетности:

• Установите драйвер для носителя электронной подписи. Он зависит от типа токена: Рутокен, JaCarta, Esmart.
• Настройте модуль подписания в 1С.
• Проверьте, что 1С корректно распознает сертификат электронной подписи.
• Протестируйте отправку отчета или тестового документа, чтобы убедиться, что подпись применяется корректно.

Правила безопасности: как защитить подпись от мошенников

Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи. Если злоумышленник получит доступ к вашему ключу, он сможет подписывать документы от вашего имени — с полными юридическими последствиями. Поэтому безопасность — критический элемент при работе с КЭП.

1. Физическая защита

• Никогда не передавайте токен и пароль от него третьим лицам, даже коллегам.
• Храните носитель с подписью в надежном месте — лучше в сейфе или закрытом ящике.
• Если токен используется несколькими сотрудниками, установите систему контроля доступа.

2. Техническая защита

• Работайте с электронной подписью только на защищенном ПК с антивирусом и обновленной операционной системой.
• Не используйте КЭП на чужих или публичных компьютерах (в коворкингах, интернет-кафе и т. д.).
• Подключайте токен только во время подписания — не оставляйте его постоянно в USB-порту.

3. Юридическая защита

• При увольнении сотрудника, которому была выдана КЭП, немедленно отзовите его сертификат в удостоверяющем центре.
• Ведите учет всех выданных ключей и сертификатов, фиксируйте, кому они принадлежат.
• Включите порядок использования и отзыва электронной подписи в локальные регламенты компании.

4. Срок действия

• КЭП действует, как правило, 15 месяцев.
• Продлевайте сертификат заранее, чтобы избежать блокировки доступа к сервисам и срыва сроков подачи документов.

Чек-лист выбора и использования электронной подписи

• Определите цели использования. Для чего будет использоваться подпись — подача отчетности, участие в торгах, подписание договоров или работа в государственных системах.
• Выберите аккредитованный удостоверяющий центр. Проверяйте поставщика в реестре.
• Подготовьте документы. Удостоверение личности, ИНН, ОГРН, СНИЛС — в зависимости от статуса заявителя.
• Настройте рабочее место. Установите криптопровайдер, драйверы, плагин, сертификаты и интеграцию с 1С.
• Ознакомьтесь с правилами безопасности. Храните токен в защищенном месте, не передавайте доступ третьим лицам, вовремя отзывайте подписи при изменении ответственных лиц.