Первичка в бухгалтерии: как с ней работать и как ее хранить

⏱ Время чтения: 5 минут

Первичная документация в бухгалтерии — это основа финансовой отчетности компании. Для обеспечения ее точности и сохранности необходимо организовать четкую систему учета и эффективное хранение документов. В этом путеводителе мы представим подробный план действий, чтобы помочь вам обеспечить порядок, важный при проверках и аудитах.

Внимание!  В помощь бухгалтерам и финансистам образовательная платформа Moscow Digital School разработала специализированную серию Бухгалтерские курсы | Moscow Digital School (mosdigitals.ru).

Зачем нужна первичная документация в бухгалтерии?

У правильного ведения первичной документации с соблюдением всех необходимых правил и нормативов есть несколько безусловных преимуществ:

1. Точность и достоверность учета. Первичные документы служат основой для составления записей в учетной системе. Правильно оформленные и заполненные документы гарантируют, что в финансовой отчетности не возникнет ошибок.

2. Соблюдение законодательных требований избавит вас от многих проблем, в том числе от штрафов. 

3. Удобство аудита. Аудиторам легче проверять финансовую деятельность компании, если первичная документация подготовлена правильно. Это помогает не только проверяющим, но и работает на саму компанию, ведь тогда проверка становится более быстрой и беспрепятственной.

4. Контроль над финансами. Ведение первички позволяет организации отслеживать свои финансовые операции, контролировать расходы и доходы, проводить расчеты, а также управлять дебиторской и кредиторской задолженностью.

5. Поддержка управленческих решений. Анализ первичных документов может предоставить важную информацию для принятия управленческих решений. Это помогает руководству организации планировать бизнес-стратегию и будущие сделки.

Чтобы не пропустить новые бесплатные материалы «MDS Media», подписывайтесь на наш Телеграм-канал.

Основные элементы первичной документации

Первичная документация включает в себя ряд ключевых элементов и аспектов, которые необходимо учесть:

Перечень основных первичных документов может варьироваться в зависимости от типа деятельности к которому относится организация. Обычно включает счета-фактуры, акты выполненных работ, квитанции и договоры.

Формы и виды первичных документов — это могут быть бумажные и электронные документы. Они должны соответствовать требованиям законодательства той страны, в которой ведется деятельность, и удовлетворять потребности организации.

Обязательные реквизиты первичных документов. Каждый бланк должен содержать следующую информацию: дату операции, наименование сторон (например, «поставщик», «покупатель», «контрагент»), сумму, описание операции и подпись.

Счет-фактура, УПД и договор — одни из наиболее важных первичных документов. Счет-фактура подтверждает операции по продаже товаров или услуг. УПД — это документ налогового учета по исчислению НДС, в котором подтверждается сумма НДС, выставленная продавцом покупателю. Договоры же определяют условия сделки, права и обязанности сторон.

Этапы работы с первичной документацией

Работа с первичной документацией включает несколько этапов, которые организации выполняют в процессе учета и обработки финансовых транзакций:

1. Оформление первичных документов: этот этап начинается с создания документов, которые фиксируют финансовые операции. Примерами таких документов могут быть счета-фактуры, кассовые чеки, акты выполненных работ, товарные накладные, УПД, квитанции, платежные листы. Важно, чтобы документы были оформлены правильно и содержали все необходимые реквизиты, иначе использовать их будет нельзя.

2. Регистрация и классификация: после создания первичных документов они регистрируются в бухгалтерской системе компании. На этом этапе документы классифицируются в соответствии с видом операции, типом расходов или доходов, а также счетами учета. Это помогает организовать информацию для дальнейшей обработки.

3. Подготовка к учету: перед внесением информации из первичных документов в учетную систему необходимо убедиться, что документы соответствуют всем требованиям законодательства и внутренним политикам компании. Это включает в себя проверку подписей, печатей, дат, сумм и других обязательных данных.

4. Внесение данных в учетную систему: на этом этапе информация из первичных документов вносится в бухгалтерскую или управленческую систему учета. Это может быть выполнено вручную (что в эпоху цифровизации встречается гораздо реже) или с использованием ПО.

5. Проверка и согласование: бухгалтеры и финансовые специалисты должны убедиться, что информация в учетной системе соответствует данным в первичных документах, и провести необходимые коррекции в случае расхождений.

6. Формирование отчетов: после внесения данных в учетную систему генерируются различные финансовые отчеты, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках, отчеты о движении денежных средств и другие. Эти отчеты предоставляют информацию о финансовом положении организации.

7. Архивирование и хранение: после завершения обработки первичных документов и создания отчетов они архивируются и хранятся в соответствии с законодательными требованиями. Это важно для возможных аудиторских проверок, налоговых аудитов и других юридических обязательств.

8. Анализ и управление: полученная финансовая информация используется для анализа финансовой деятельности организации и для принятия управленческих решений руководящими лицами. Аналитики могут выявлять тенденции, оценивать эффективность хозяйствования и планировать бюджет.

Организация и ведение учета первичных документов

Учет первичной документации и регистры бухгалтерского учета — обязательная учётная часть бухгалтерского процесса. Для этого используются специальные регистры бухгалтерского учета, в которых фиксируются все финансовые операции организации. Регистры включают в себя:

1. Журнал учета доходов и расходов, где регистрируются все финансовые операции, связанные с доходами и расходами. Важно поддерживать журнал аккуратно и вносить все операции в хронологическом порядке.

2. Журнал учета основных средств отражает приобретение, амортизацию и продажу основных средств. Основные средства — это долгосрочные активы, в том числе здания, оборудование и транспортные средства.

3. Журнал учета оборотных средств регистрирует операции, связанные с оборотными средствами, такими как запасы, дебиторская и кредиторская задолженность.

4. Журнал учета налогов: Здесь отмечаются все налоговые операции, включая факты начислений и уплаты налогов.

Формат и содержание регистров могут различаться в зависимости от страны и видов деятельности организации, но их цель — общая для всех: документировать и систематизировать финансовые операции.

Формы первичной документации должны быть разработаны и утверждены в соответствии с требованиями законодательства и внутренними стандартами организации. Важные моменты:

1. Соблюдение законодательства. Формы первичной документации должны соответствовать требованиям законодательства. Например, в счете-фактуре должны быть указаны все обязательные реквизиты для вычета НДС.

2. Уникальность номеров. Каждый первичный документ должен иметь уникальный номер и дату. Нумерация должна идти по порядку. Это помогает избежать дублирования и обеспечивает точность учета.

3. Утверждение форм. Формы первичной документации должны быть утверждены руководством организации. Это гарантирует их единообразие и облегчает процесс обработки и учета.

Хранение и контроль первичной документации

Основные требования к хранению первички включают:

1. Сохранность и целостность. Документы должны быть сохранены в хорошем состоянии и защищены от повреждений, воды, огня и других внешних воздействий.

2. Организация и доступность. Документы должны быть организованы так, чтобы при необходимости их можно было быстро найти. Важно иметь систему архивации и каталогизации.

3. Соблюдение сроков хранения. В зависимости от законодательства и типа документа, сроки хранения могут варьироваться. Важно соблюдать эти сроки и уничтожать устаревшие документы по их истечении.

Иногда в первичной документации возникают ошибки. Для их коррекции важно соблюдать следующие правила:

1. Использование корректирующих документов. Если ошибка была допущена в первичном документе, ее можно исправить с помощью специального корректирующего документа, который должен содержать ссылку на оригинальный документ и объяснение ошибки.

2. Легальность и утверждение. Корректирующие документы также должны быть легально утверждены и подписаны теми, кто имеет на это право.

3. Журнал учета исправлений. Важно вести журнал учета всех исправлений и коррекций в первичной документации для обеспечения прозрачности и аудиторской проверки.

Практические советы для бухгалтера

Итак, сформулируем несколько простых правил, которые всегда помогут вам в работе с первичкой.

1. Ошибки в первичной документации могут иметь серьезные последствия. Поэтому будьте максимально точными и аккуратными при ее заполнении и обработке.

2. Соблюдайте сроки и дедлайны, особенно при учете налогов и отчетности перед налоговыми органами.

3. Постоянно совершенствуйте свои знания и следите за изменениями в законодательстве, чтобы быть в курсе актуальных требований.

4. Используйте специализированное программное обеспечение для учета и обработки документов — это значительно упрощает процесс и уменьшает риски ошибок.

5. Соблюдайте конфиденциальность финансовых данных и обращайте особое внимание на защиту информации. Например, не используйте информацию о финансах организации в личных письмах.

В помощь бухгалтерам и финансистам образовательная платформа Moscow Digital School разработала специализированную серию Бухгалтерские курсы | Moscow Digital School (mosdigitals.ru). Здесь вы не только узнаете о нюансах организации и хранения первички, но и научитесь грамотно выстраивать все процессы, связанные с бухгалтерией и финансами организации. Например, детально разобраться в работе с отчетностью и налогами вы сможете на интенсиве «Налоги в бухгалтерском учете организации». А если вы ставите перед собой амбициозные цели, записывайтесь на курс «Финансовый директор». Здесь вы научитесь управлять финансами компании: применять инструменты финансового анализа для создания стратегии, планирования финансовых потоков и работы с управленческой отчетностью.

Материал создан в соавторстве с Ириной Рек. Ирина учредитель ООО «ТОП УЧЕТ», аттестованный профессиональный главный бухгалтер, налоговый консультант и внутренний аудитор.