Ведение договорной работы: основные этапы и организация процесса

Что такое договорная работа и договорная деятельность организации

Договорная работа — это договорная деятельность компании как комплекс мероприятий, направленный на правовой и юридический контроль жизненного цикла документов: сделка, соглашение, контракт. Это основной процесс, который обеспечивает корректное оформление условий, их исполнение и защиту интересов бизнеса, снижая риски и упрощая взаимодействие с контрагентами на всех этапах.

По сути, договорная деятельность — это не просто подписание бумаг. Это система, которая начинается с момента, когда компания решает заключить сделку, и заканчивается только после полного исполнения обязательств и архивирования документов. Каждый этап требует внимания: от проверки контрагента до контроля сроков оплаты.

Организация и ведение договорной работы на предприятии: в чём заключается процесс

Ведение договорной работы — это организация работы с договорами на предприятии и в организации, направленная на обеспечение хозяйственной деятельности, защиту интересов и минимизацию рисков. Процесс охватывает правила подготовки документов, согласование, подписание, учёт, контроль исполнения, изменение условий и архивирование. Центр тяжести — системные регламенты, прозрачные роли и цифровые инструменты, позволяющие масштабировать поток договоров без потери качества и скорости.

Работа с договорами в организации в чём заключается? В том, чтобы каждый документ проходил через понятные стадии, а ответственность была распределена между подразделениями. Юрист проверяет правовые риски, бухгалтерия — налоговые последствия, инициатор — соответствие бизнес-целям. Без чёткого регламента договорная работа на предприятии превращается в хаос: документы теряются, сроки срываются, а претензии контрагентов застают врасплох.

Основные стадии процесса:

• Инициирование и сбор вводных: цель, предмет, бюджет, сроки, KPI.
• Due Diligence контрагента: правоспособность, налоги, деловая репутация.
• Подготовка проекта: шаблоны, конструктор, переменные, версионность.
• Согласование: лист/маршруты, визирование, протокол разногласий.
• Подписание: ЭЦП/бумага, полномочия, дата, комплектность.
• Учёт и регистрация: реестр, нумерация, связи с заявками/счетами.
• Исполнение и контроль: сроки, SLAs, акты/накладные, изменения/расторжение.

Согласно исследованиям Gartner, компании, внедрившие системы управления договорами (CLM), сокращают время согласования на 40–60% и снижают количество ошибок в документах на 30%. Это подтверждает: организация договорной работы на предприятии — не формальность, а конкурентное преимущество.

Основные этапы договорной работы: от заключения до исполнения

Ниже — этапы договорной работы как управляемый процесс. Каждая стадия должна иметь входы/выходы, чек-листы и SLA. Логика охватывает преддоговорной этап, заключение договора, согласование условий, исполнение обязательств, контроль исполнения и закрытие сделки.

Этап 1. Преддоговорной этап

Формализуйте потребность, предмет и существенные условия; определите бюджет и риск-профиль; выберите вид договора и способ заключения. На этом этапе важно понять, зачем нужен контракт, какие результаты ожидаются и какие риски могут возникнуть. Например, если компания заключает договор на разработку ПО, нужно заранее описать функционал, сроки и критерии приёмки. Иначе потом возникнут споры о том, что именно должен был сделать подрядчик.

Типичная ошибка — начинать согласование без чёткого понимания цели. В результате документ переписывается несколько раз, а сроки срываются.

Этап 2. Проверка контрагента

Проведите Due Diligence: правоспособность, бенефициары, финансы, санкции, налоги, судебные споры; соберите досье и источники. Проверка контрагента — это не формальность. Это защита от рисков: от банкротства партнёра до налоговых доначислений за работу с «однодневкой». Минимальный набор: выписка из ЕГРЮЛ, проверка по базе арбитражных дел, анализ финансовой отчётности (если доступна).

Для крупных сделок стоит проверить бенефициаров и связи с санкционными списками. Это занимает время, но экономит деньги и репутацию.

Этап 3. Подготовка и согласование условий

Используйте шаблоны, фиксируйте версионность; согласуйте с участниками; разногласия — отдельным протоколом с redlining. Шаблоны ускоряют работу и снижают риск ошибок. Однако каждый договор требует адаптации под конкретную ситуацию. Важно не просто вставить данные контрагента, а проверить, что все условия соответствуют бизнес-целям.

Согласование — это не просто сбор подписей. Это обсуждение рисков и поиск компромиссов. Если контрагент предлагает изменения, их нужно оформить протоколом разногласий и согласовать с юристом и финансистом.

Этап 4. Подписание и регистрация

Проверьте полномочия, ЭЦП/доверенности; подпишите; присвойте номер; внесите в реестр и свяжите с заказом/счётом. Подписание — это момент, когда договор вступает в силу. Поэтому важно убедиться, что подписант имеет право действовать от имени компании. Для юридических лиц это директор или лицо, действующее по доверенности. Для ИП — сам предприниматель.

После подписания договор нужно зарегистрировать в реестре и связать с заявкой, счётом или проектом. Это упрощает контроль исполнения и поиск документов.

Этап 5. Исполнение и контроль

Отслеживайте сроки, поставки, оплаты; управляйте изменениями; фиксируйте акты; контролируйте претензии и штрафы. Исполнение — это самый длинный и рискованный этап. Здесь важно не упустить сроки, проверить качество работ или товаров, вовремя подписать акты и оплатить счета. Если что-то идёт не по плану, нужно оформить дополнительное соглашение или направить претензию.

Контроль исполнения — это не только про сроки. Это про качество, соответствие условиям и защиту интересов компании.

Этап 6. Закрытие сделки

Проведите финальную сверку, сформируйте закрывающие документы; архивируйте согласно срокам хранения. Закрытие — это не просто подписание последнего акта. Это сверка взаиморасчётов, проверка комплектности документов и передача их в архив. Если что-то упущено, это может всплыть при налоговой проверке или судебном споре.

Положение о договорной работе и регламентирующие документы

Положение о договорной работе — локальный нормативный акт (ЛНА), фиксирующий, как в компании инициируется, готовится и согласуется правовой документ: договор, типовой контракт, форма соглашения. Регламент устанавливает роли, сроки, шаблоны, порядок ЭДО и хранения. Рекомендуется вести актуальный образец и версионность ЛНА, а также чек-листы и стандарты юридических формулировок. Скачать образец положения можно ниже.

Положение — это не просто формальный документ. Это инструкция, которая помогает избежать хаоса и конфликтов. Например, если в компании нет регламента, каждый отдел может по-своему понимать, кто должен согласовывать договор и в какие сроки. В результате документы теряются, сроки срываются, а ответственность размыта.

Типовой контракт и форма соглашения — это шаблоны, которые ускоряют подготовку документов и снижают риск ошибок. Однако их нужно регулярно обновлять с учётом изменений законодательства и судебной практики.

Положение должно опираться на нормативные акты: Гражданский кодекс РФ (части I–IV), Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Налоговый кодекс РФ (в части налоговых рисков). Это подтверждает юридическую корректность требований к регламентам.

Участники процесса: роль юриста и структурных подразделений

Юрист и юридический отдел управляют правовыми рисками, готовят формулировки, проводят визирование и согласование. Инициатор договора (менеджер/закупки) формирует бизнес-требования и отвечает за предмет сделки. Бухгалтерия и финансовый специалист проверяют бюджет, налоги, оплаты и первичные документы. Контрагент — внешняя сторона, от которой требуется прозрачность и соблюдение условий. Компания/учреждение назначает ответственность, сроки и эскалацию.

Матрица ответственности (RACI) помогает избежать путаницы: кто инициирует, визирует, согласует, подписывает, учитывает и контролирует. Без чёткого распределения ролей договорная работа в организации превращается в бесконечные согласования и перекладывание ответственности.

Как отмечает руководитель юридического отдела крупной IT-компании: «Без RACI договорная работа превращается в хаос. Каждый думает, что кто-то другой должен проверить документ, и в итоге ошибки всплывают уже после подписания. Чёткое распределение ролей — это не бюрократия, а защита от рисков».

Автоматизация договорной работы и ЭДО

Внедрение CLM и ЭДО ускоряет цикл, снижает ошибки и повышает наблюдаемость рисков. Автоматизация договорной работы — это не просто модный тренд. Это необходимость для компаний, которые работают с десятками и сотнями договоров в месяц. Без цифровых инструментов невозможно контролировать сроки, отслеживать изменения и анализировать риски.

Выбор CLM/конструктора

Must-have функции: шаблоны/переменные, версионность/redlining, маршруты согласования, роли/права, реестр, поиски по атрибутам, напоминания, API, отчёты. Nice-to-have: clause library, риск-скоринг, ИИ-подсказки, OCR, интеграции с ERP/CRM/ЭДО.

Выбор CLM зависит от размера компании и сложности процессов. Для малого бизнеса достаточно простого конструктора с шаблонами и базовым учётом. Для среднего и крупного бизнеса нужны маршруты согласования, интеграции с учётными системами и аналитика.

ЭДО и электронная подпись

ЭЦП по 63-ФЗ; хранение ключей; аудит-трейл; проверка доверенности цифровых подписантов. Юридическая сила электронных документов и правила обмена через оператора ЭДО. Электронная подпись — это не просто удобство. Это полноценный юридический инструмент, который признаётся судами и налоговыми органами. Главное — соблюдать требования закона: использовать квалифицированную ЭП, хранить ключи в защищённом месте и проверять полномочия подписанта.

ЭДО позволяет обмениваться документами с контрагентами без бумаги. Это ускоряет процесс и снижает затраты на курьеров и архивирование. Однако важно выбрать надёжного оператора ЭДО и настроить интеграцию с учётными системами.

Интеграции и сквозная нумерация

Интеграции — это то, что превращает CLM из изолированного инструмента в часть единой экосистемы. Например, договор должен автоматически создавать заявку на оплату в ERP, а акт выполненных работ — закрывать задачу в CRM.

Сквозная нумерация и единый реестр упрощают поиск документов и контроль исполнения. Вместо того чтобы искать договор по папкам и почте, достаточно ввести номер или название контрагента.

Отчёты и метрики

Метрики помогают оценить эффективность договорной работы и выявить узкие места. Например, если среднее время согласования превышает 10 дней, это сигнал о проблемах в процессе. Возможно, слишком много согласующих или нет чётких SLA.

Согласно исследованиям Forrester, компании, внедрившие CLM, сокращают время подготовки договора на 50% и снижают количество ошибок на 40%. Это подтверждает важность автоматизации для конкурентоспособности.

Проверка контрагента (Due Diligence): методика и чек-лист

Проверка контрагента — это не формальность. Это защита от рисков: от банкротства партнёра до налоговых доначислений за работу с «однодневкой». Минимальный набор проверок включает:

• Правовой статус: ЕГРЮЛ/ЕГРИП, устав, доверенности, полномочия подписанта.
• Финансы и налоги: отчётность, долги, налоговые риски, счета/банкротство.
• Судебная практика: арбитраж, исполнительные производства.
• Санкции и комплаенс: списки, бенефициары, KYC/AML.
• Деловая репутация: медиа/отзывы, кейсы, референсы.

Пороговые уровни риска: low/medium/high и соответствующие меры (залог, аванс, штрафы, лимиты). Например, если контрагент имеет высокий уровень риска (судебные споры, долги, связи с санкционными списками), стоит потребовать предоплату или залог. Для контрагентов с низким уровнем риска достаточно стандартных условий.

Источники для проверки контрагента:

• Федеральная налоговая служба (ФНС) — ЕГРЮЛ/ЕГРИП, задолженности.
• Картотека арбитражных дел — судебные споры.
• Федеральная служба судебных приставов (ФССП) — исполнительные производства.
• Федеральная служба по финансовому мониторингу (Росфинмониторинг)— санкционные списки.

Регистрация, учёт и хранение договоров

Регистрация и учёт договоров — это не просто формальность. Это основа контроля исполнения и защиты интересов компании. Без реестра невозможно отследить сроки, найти документ или проверить, выполнены ли обязательства.

• Реестр договоров: уникальные номера, ссылки на заявки/оплаты/акты, статусы.
• Сроки хранения: по 402-ФЗ и правилам архива; политика уничтожения.
• Бумажный и электронный архив: индексация, контроль доступа, резервное копирование.
• Первичные документы: комплектность, соответствие, сопроводительные документы.

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», договоры и первичные документы должны храниться не менее пяти лет. Однако для некоторых категорий документов (например, договоры с государственными органами) сроки могут быть больше. Политика уничтожения должна быть прописана в регламенте и согласована с архивом.

Согласно ISO 15489 (международный стандарт управления документами), архивирование должно обеспечивать сохранность, доступность и аутентичность документов на протяжении всего срока хранения. Это требует резервного копирования, контроля доступа и регулярной проверки целостности данных.

Типичные ошибки и правовые риски

Договорная работа — это зона повышенных рисков. Даже небольшая ошибка может привести к судебным спорам, штрафам или налоговым доначислениям. Ниже — типичные ошибки и способы их профилактики.

• Нечёткий предмет и результаты: риск неопределённости и споров. Профилактика: детально описывайте предмет, результаты и критерии приёмки. Клауза: «Предметом договора является разработка программного обеспечения в соответствии с техническим заданием (Приложение № 1). Результат считается принятым после подписания акта приёмки-передачи».
• Полномочия: отсутствие доверенности/превышение полномочий. Профилактика: проверяйте полномочия подписанта по уставу или доверенности. Клауза: «Договор подписывается лицами, имеющими право действовать от имени сторон без доверенности, либо на основании доверенности, копия которой прилагается к договору».
• Переквалификация: ГПХ → трудовые отношения; налоговые доначисления. Профилактика: избегайте признаков трудовых отношений (подчинённость, регулярность, фиксированная зарплата). Клауза: «Исполнитель самостоятельно определяет способы выполнения работ и не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка Заказчика».
• Цена/индексация: отсутствие механизма изменения. Профилактика: предусмотрите условия изменения цены (индексация, изменение обстоятельств). Клауза: «Цена договора может быть изменена по соглашению сторон в случае изменения курса валют более чем на 10%».
• Форс-мажор/изменение обстоятельств: формальные, неработающие оговорки. Профилактика: детально опишите форс-мажорные обстоятельства и процедуру уведомления. Клауза: «Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств, обязана уведомить другую сторону в течение 3 рабочих дней с приложением подтверждающих документов».
• Налоговая выгода: недостаточная деловая цель, дробление, транзит. Профилактика: обосновывайте деловую цель сделки, избегайте схем дробления и транзита. Клауза: «Стороны подтверждают, что сделка имеет разумную деловую цель и не направлена на получение необоснованной налоговой выгоды».

Как отмечает практикующий юрист: «Переквалификация договоров ГПХ в трудовые — одна из самых частых проблем. Налоговая и трудовая инспекция внимательно смотрят на признаки подчинённости, регулярности и фиксированной оплаты. Если эти признаки есть, договор могут переквалифицировать, и компании придётся доплатить налоги и взносы».

Управление исполнением: контроль, изменения, расторжение

Исполнение договора — это не просто выполнение обязательств. Это контроль сроков, качества, изменений и претензий. Без системного подхода договорная работа превращается в хаос: сроки срываются, акты не подписываются, а претензии накапливаются.

• KPI исполнения: сроки, качество, SLA, штрафы, претензии.
• Изменения: допсоглашения, лимиты изменений, согласование влияния на бюджет/сроки.
• Расторжение: основания, процедуры уведомления, односторонний отказ, судебный порядок.
• Претензионная работа: шаблоны писем, сроки ответов, фиксация убытков.
• Закрытие: финальные акты, сверки, архив.

Контроль исполнения — это не только про сроки. Это про качество, соответствие условиям и защиту интересов компании. Например, если подрядчик сдал работу с опозданием, нужно зафиксировать это актом и направить претензию. Если качество не соответствует условиям, нужно отказаться от приёмки и потребовать устранения недостатков.

Чек-лист аудита договорной функции и KPI

Аудит договорной работы — это проверка зрелости процессов и выявление узких мест. Ниже — чек-лист для самооценки.

• Наличие и актуальность Положения/регламентов/шаблонов.
• SLA и маршруты согласования; доля выходов за SLA.
• Доля типовых форм; процент правок контрагента; время согласования.
• Доля договоров с рисковыми оговорками; претензии/штрафы.
• Степень автоматизации: от шаблонов до CLM/ЭДО; интеграции.
• Контроль исполнения: просрочки, акты без договора, акты без оплаты.

FAQ по договорной работе

Какой минимальный набор документов нужен для старта договорной функции?

Минимальный набор: Положение о договорной работе, шаблоны типовых договоров, чек-лист проверки контрагента, реестр договоров. Это позволит стандартизировать процесс и снизить риски.

Можно ли полностью перейти на ЭДО и ЭЦП? Когда требуется бумага?

Да, можно. Электронные документы с квалифицированной ЭП имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. Однако для некоторых категорий документов (например, договоры с государственными органами) могут быть установлены особые требования. Проверяйте законодательство и условия контрагента.

Как выбрать CLM под средний бизнес?

Выбирайте систему с базовыми функциями (шаблоны, маршруты согласования, реестр) и возможностью интеграции с ERP/CRM. Обратите внимание на стоимость, простоту внедрения и техподдержку. Попросите демо и протестируйте на реальных процессах.

Как избежать переквалификации ГПХ в трудовой?

Избегайте признаков трудовых отношений: подчинённость, регулярность, фиксированная зарплата, соблюдение трудового распорядка. Пропишите в договоре, что исполнитель самостоятельно определяет способы выполнения работ и не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

Сколько хранить договор и первичку?

Согласно 402-ФЗ, не менее пяти лет. Для некоторых категорий документов сроки могут быть больше. Проверяйте правила архива и политику уничтожения в вашей компании.

Как измерять эффективность юротдела в части договоров?

Основные метрики: время согласования (time-to-sign), доля шаблонов, процент выходов за SLA, количество претензий и штрафов, экономия от снижения рисков. Регулярно анализируйте эти показатели и ищите узкие места.