О чем материал:
Для IT и креативных индустрий стало нормой работать с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Они участвуют в создании кода, дизайна, текстов, визуала и других результатов, относящихся к объектам интеллектуальной собственности. Компании важно тщательно оформлять отношения с такими исполнителями, чтобы сохранить права на создаваемые объекты и не допустить утечку конфиденциальных данных.
Ключевую роль здесь играет договор: он должен фиксировать принадлежность прав на результаты и задавать правила защиты конфиденциальной информации. Иначе компания оставляет себя без юридической опоры.
В этой статье адвокат в сфере ИС, медиа и IT Антонина Шишанова делится практическими рекомендациями как грамотно оформить договор с удаленными сотрудниками и фрилансерами и защитить активы компании.
Оформление отношений с удаленными сотрудниками
Служебное произведение: работает ли для «удаленки»?
Сотрудник на «удаленке», при должном оформлении его в соответствии с трудовым законодательством, является таким же работником, как и офисный, и к нему применяются все те же правила.
Для признания произведения служебным, права на которое по умолчанию принадлежат работодателю (п. 2 ст. 1295 ГК РФ), важно наличие трудового договора и указание в обязанностях работника прямо на его творческую работу и создание конкретных объектов. Исключений для удаленных сотрудников здесь нет.
Однако «работает по умолчанию» не значит «работает идеально». Закон дает базовую защиту, но ее лучше усилить.
Чтобы не пропустить новые материалы от MDS, подписывайтесь на наш Телеграм-канал.
Что важно прописать в трудовом договоре?
- Указание на удаленный формат работы
Особенность для удаленных сотрудников — обязательное заключение дополнительного соглашения (если работник переводится на удаленную работу) или изначально указание в трудовом договоре на удаленный формат работы и что работник может сам определять место осуществления своей трудовой функции. Без этого могут возникнуть сложности с доказыванием, что сотрудник у себя дома работал именно над своей трудовой функцией.
- Четкий круг обязанностей
В должностной инструкции лучше описать максимально детально, какие объекты (код, дизайн, документация) сотрудник должен создавать. Размытые формулировки — всегда почва для споров. Лучше отказаться от базовых формулировок по типу «все, что создано во время работы, принадлежит работодателю» — это не поможет в доказывания наличия исключительных прав. Должна быть четкая обязанность — создание определенного РИД.
- Порядок отчетности и фиксации
Рекомендуется закрепить обязанность сотрудника передавать результаты работы через определенные инструменты: Git, CRM, системы учета задач. Это доказывает создание объектов интеллектуальной собственности в рабочее время и в рамках служебных заданий.
- Уведомление о создании РИД
Также не будет лишним закрепить обязанность сотрудника немедленно уведомлять работодателя о создании любого объекта, на который могут возникнуть исключительные права.
Кроме этого, в трудовом договоре можно указать на обязанность работника содействовать при необходимости в регистрации программ для ЭВМ или патентовании, добавить условие о возможности использования созданных объектов без указания имени автора. Последний момент тоже очень важен, так как при использовании созданных объектов необходимо соблюдать личные неимущественные права, в том числе, указание имени автора, что часто может затруднить работу. Получение согласия на анонимное использование может быть выходом из этой ситуации.
Защита конфиденциальности и принятие надлежащих для этого мер
Удаленный доступ стирает границы между рабочим и личным. Информация на домашнем компьютере уязвима. Вопрос защиты данных при их использовании удаленными сотрудниками должен быть решен не только юридически, но и технически.
Юридическая составляющая
- Введение режима коммерческой тайны или конфиденциальной информации
Здесь стоит начать с принятия Положения о коммерческой тайне / конфиденциальной информации, где будет определен перечень сведений, ее составляющих (исходный код, алгоритмы, дорожные карты, базы данных).
При введении режима коммерческой тайны стоит учитывать, что для ее соблюдения требуется много формальностей — в частности, указание грифа «коммерческая тайна» на всех документах и информации, к ней относящихся. При несоблюдении хотя бы одной из мер, указанных в статье 10 98-ФЗ «О коммерческой тайне», будет считаться, что режим коммерческой тайны не был установлен.
Чтобы избежать подобных ситуаций, компании могут вместо режима коммерческой тайны устанавливать режим конфиденциальности информации — правила все те же, но формальностей меньше. Нужно также определить перечень такой информации и принимать надлежащие меры для защиты доступа к ним, но не требуется соблюдать все меры, описанные в ст. 10 98-ФЗ. Однако защита здесь будет меньше: например, будет недоступна возможность привлечения к уголовной ответственности сотрудника, такую информацию разгласившего (работает только для коммерческой тайны).
Принятое Положение должно быть введено в силу приказом, а работники должны быть ознакомлены с ним под подпись. Для удаленных сотрудников можно использовать электронную подпись или на крайний случай получить прямое подтверждение, что работник прочитал и ознакомлен с Положением и перечнем конфиденциальной информации. Такое подтверждение можно получить, например, по электронной корпоративной почте сотрудника, которую он использует, в виде ответного письма «Ознакомлен с Положением и перечнем конфиденциальной информации». В данном случае важно такую переписку сохранить и использовать этот метод в случае невозможности получения подписи от удаленного сотрудника
- Закрепление обязанности неразглашения данных в трудовом договоре
Рекомендуется также в трудовом договоре прописать обязанность сотрудника соблюдать режим коммерческой тайны и неразглашение конфиденциальной информации. Там же стоит указать на ответственность за нарушение: дисциплинарную, материальную, а в крайних случаях — уголовную по статье 183 УК РФ (применимо только для коммерческой тайны).
- Дополнительное заключение NDA
Дополнительно можно заключить также соглашение о конфиденциальности (NDA), которое будет дополнительно и детальнее фиксировать обязательства сотрудника и последствия разглашения данных. В таких соглашениях на практике работодатели прописывают огромные штрафы за разглашение данных, но здесь стоит иметь в виду, что такой штраф будет работать только как устрашение для работника — если дело дойдет до его реального взыскания в суде, с высокой долей вероятности суд снизит сумму штрафа до соразмерной.
Техническая составляющая
Если описанные меры защиты информации будут зафиксированы только на бумаге, но не реализованы в действительности — охрана конфиденциальности работать не будет.
Поэтому крайне важно реализовывать на практике все, что будет указано в Положении в части принятия реальных мер по сохранению данных в секрете от третьих лиц. Для обеспечения защиты данных при использовании «удаленщиками» компьютеров за пределами офиса стоит установить корпоративный софт с шифрованием, использовать в необходимых случаях VPN, двухфакторную аутентификацию. Рекомендуется здесь проконсультироваться с IT-поддержкой и совместно разработать пакет технических мер.
И главное помнить: в удаленной работе доверие важно, но проверка и грамотное юридическое оформление — критически необходимы. Эти инвестиции в документы спасут цифровые активы и нервы в будущем. Особенно в части оформления вопросов интеллектуальной собственности и защиты конфиденциальности.
Оформление отношений с фрилансерами
Если компания работает с самозанятым или индивидуальным предпринимателем в рамках проектной работу по договору гражданско-правового характера, режим служебного произведения на него не распространяется. Здесь все решается договором — это обязательное начало таких отношений.
На старте стоит определиться со статусом привлекаемого исполнителя. Варианты могут быть разными: самозанятый, индивидуальный предприниматель, сторонняя IT-компания или даже знакомый разработчик, помогающий «по дружбе» (последний вариант — самый рискованный). От статуса исполнителя зависит схема оформления отношений. Если идет работа со сторонней компанией, обязательно нужно убедиться, что у нее самой все чисто с правами на труд ее же сотрудников.
Договор — основа безопасности
Любой исполнитель должен работать на основе договора. Идеальный сценарий — заключить его до старта работ. Вот варианты применимых договоров:
- Договор авторского заказа — отлично подходит для проектной работы с фрилансером, где четко прописывается задача и условие о переходе прав. Условие о передаче прав указать необходимо обязательно, иначе по умолчанию оно останется за автором. Также крайне важно максимально подробно описать, что ожидает компания получить в результате выполнения договора.
- Договор возмездного оказания услуг — также применим, но в нем необходимо прямо указать, что в рамках оказания услуг могут создаваться объекты интеллектуальной собственности и права на них переходят заказчику. Данный формат договора рекомендуется использовать, когда фрилансер выполняет не только задание по созданию конкретных объектов интеллектуальной собственности, но и оказывает иные услуги компании.
- Договор об отчуждении прав на уже созданный объект интеллектуальной собственности или лицензионный договор — заключается уже после создания, предусматривает переход в полном объеме исключительных прав заказчику или предоставление прав использования созданного объекта. Но стоит иметь в виду, что такой договор стоит воспринимать как «скорую помощь», а не стратегию. Он несет риски, так как разработчик может отказаться от подписания или выставить невыгодные условия. Всегда лучше заключать договор «до», предусматривая подробно обязанности сторон и чего они друг от друга ожидают.
Что стоит указать в договоре?
Помимо предмета, сроков и цены, рекомендуется уделить внимание деталям:
- Прямой переход прав: четко прописать, что исключительные права на все результаты работы переходят заказчику.
- Гарантии разработчика: включить пункт, где исполнитель заверяет, что работа оригинальна и не нарушает права третьих лиц, с условием штрафа за нарушение и возмещения расходов на спор с таким третьим лицом.
- Право на портфолио: по умолчанию разработчик может показывать работу в своем портфолио. Если вы против — прямо запретите это в договоре.
- Условия перехода прав: рекомендуется не привязывать переход прав к полной оплате или подписанию акта, если эти действия легко могут быть сорваны одной из сторон.
Также стоит обратить внимание, что привлечение фрилансеров рекомендуется осуществлять для проектной работы и конкретной задачи. В случае постоянной занятости и наличия в договоре маркеров по типу ежемесячная оплата или определение времени занятости фрилансера, такой договор может быть квалифицирован в качестве трудового, и компания будет вынуждена нести дополнительную налоговую нагрузку, а такой фрилансер будет вправе требовать предоставления ему всех прав и льгот, доступных работникам.
Не забываем про автора
Передав вам имущественные права, разработчик остается автором. Это значит, что компания обязана указывать его имя при использовании работы. Чтобы избежать этого, можно включить в договор пункт о согласии на анонимное использование произведения.
Если договор заключен и с подрядчиком-компанией: рекомендуется включить заверение, что подрядчик получил с авторов разрешения использовать результаты интеллектуальной деятельности анонимно.
Защита данных от фрилансеров
Для обеспечения защиты конфиденциальной информации при привлечении фрилансеров стоит руководствоваться следующими рекомендациями:
- Надлежащее введение в компании режима коммерческой тайны / конфиденциальной информации (смотри выше).
- Включение в договор с фрилансером условий о неразглашении и штрафов за утечку или заключение отдельного NDA с таким фрилансером в дополнение к основному договору.
- В обязательном порядке ознакомление фрилансера с перечнем информации, которая относится в компании к конфиденциальной — такой перечень может быть включен в дополнении в NDA или основной договор.
- Передача фрилансеру только тех данных, которые нужны ему для выполнения работы, соблюдение технических мер при передаче таких данных.
Эти несложные правила помогут уберечь важную информацию от ее распространения или защитить ваши интересы в случае произошедшей утечки.
И в качестве вывода еще раз повторимся: доверять можно только грамотно составленным документам. Качественный договор — это не бюрократия, а инвестиция в спокойствие и защиту бизнеса.
