Документы, регламентирующие деятельность ООО

⏱ Время чтения: 7 минут

Создание общества с ограниченной ответственностью (ООО) — шаг на пути к успешному ведению бизнеса. Вы уже на этом пути? Тогда вам необходимо позаботиться о правильном оформлении множества документов, чтобы ваш бизнес начал функционировать на законных основаниях. Потому что эти документы не только обеспечивают соответствие законодательным требованиям, но и помогают установить четкие правила для внутренней организации вашей компании. 

В данной статье подробно рассмотрим перечень документов, которые необходимы для старта и дальнейшего функционирования ООО. Мы объясним, какие документы регламентируют деятельность компании: учредительные, внутренние, бухгалтерские. 

Чтобы не пропустить новые материалы «MDS Media», подписывайтесь на наш Телеграм-канал.

Учредительные документы ООО

Устав ООО

Устав является основным учредительным документом, определяющим внутреннюю организацию и правила функционирования общества с ограниченной ответственностью. Он служит основой для работы компании и регламентирует взаимодействие между ее учредителями и органами управления.

В уставе указываются основные аспекты компании (статья 12 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»):

• наименование компании: полное и сокращенное название фирмы;
• ее юридический адрес;
• цели деятельности;
• размер уставного капитала;
• состав органов общества, компетенции этих органов; 
• права и обязанности участников и учредителей;
• информация о порядке перехода доли другим лицам;
• информация о порядке хранения документов компании;
• порядок управления и принятия решений. 

Протокол собрания учредителей 

Этот протокол фиксирует результаты первого заседания учредителей, на котором принимаются ключевые решения по созданию ООО. В протоколе должны быть отражены такие вопросы, как выбор генерального директора, утверждение устава, назначение участников и распределение долей в уставном капитале. Этот документ подтверждает законность решения о создании общества и служит основанием для регистрации компании в органах государственной власти.

Договор о создании ООО (при наличии) 

Этот документ требуется, если в компании больше, чем один собственник. Если больше, то необходимо понимать: 

• кто и за что отвечает в организации;
• кто и в каких долях несет расходы;
• как распределяется уставной капитал;
• кто несет ответственность за подготовку и хранение документов, порядок решения спорных вопросов. 

Договор о создании ООО это регулирует.

Внутренние документы ООО

Внутренние документы организации — это документы, которые регулируют внутренние процессы и управленческую деятельность компании. Они помогают организовать работу общества, устанавливают правила и процедуры для сотрудников и органов управления. 

Приказы 

Это официальные документы, которые фиксируют решения руководителей. 

1. Приказы по основной деятельности регулируют работу ООО в соответствии с его функциями и задачами. Сюда относятся приказы, которые: 

• оформляют все этапы жизни организации (создание, назначение руководителя, утверждение штатного расписания, должностных инструкций и т. д.); 
• утверждают локальные нормативные акты (положения о защите персональных данных, об оплате труда, документообороте; инструкции по технике безопасности и пр.);
• устанавливают порядок нахождения работников в организации (от приема на работу, перемещений внутри организации до увольнения); 
• закрепляют финансовую политику организации и основы её материально-технического обеспечения;
• регулируют вопросы оплаты труда и социального обеспечения работников;
• определяют порядок организации воинского учета и бронирования работников, а также порядок работы с персональными данными работников.

2. Приказы по административно-хозяйственным вопросам относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ о покупке оборудования.
3. Информационные приказы, в которых руководство информирует сотрудников о деятельности организации. Например, о реорганизации компании или планах ближайшего развития. 
4. Обеспечительные приказы. В них описываются правила обеспечения сотрудников ресурсами, которые необходимы для работы. Например, приказ о выдаче денег под отчет на командировку или об использовании бизнес-карты.

Положения

Эти документы помогают упорядочить рабочие процессы, обеспечить согласованность действий сотрудников и поддерживать правопорядок внутри организации. 

Ниже приведем различные варианты положений.

• Положение о совете директоров. Этот документ описывает требования к членам совета: образование, опыт работы, обязанности. Также здесь могут быть указаны условия для привлечения независимых директоров.
• Положение о корпоративной этике. Документ описывает нормы и правила поведения сотрудников, понятия профессиональной этики, честности, соблюдения корпоративных стандартов и принципов.
• Положение об оплате труда. В нем изложены принципы, по которым устанавливается зарплата сотрудников, правила индексации зарплаты, оплата сверхурочных часов и условия для премий.
• Положение о конфиденциальности и безопасности информации описывает правила обращения с информацией, порядок доступа к ней, меры по предотвращению утечек и способы защиты от несанкционированного доступа.
• Положение о работе с персональными и биометрическими данными. С его помощью определяют, какие персональные данные собираются, как они обрабатываются и передаются третьим лицам, права и обязанности сотрудников в отношении обработки их личных данных.

Инструкции

Среди основных типов инструкций ООО могут быть: 

1. Инструкции по административным вопросам: 

• по документообороту, которая определяет порядок создания, регистрации, хранения и обработки документов в компании.
• по обеспечению безопасности с описанием мер по охране труда, пожарной безопасности, физической безопасности и защите информации в компании.

2. Кадровые инструкции:

• по кадровому учету — регламентируют ведение трудовых книжек, оформление трудовых договоров, учет рабочего времени и расчет заработной платы;
• по внутреннему трудовому распорядку.

3. Финансовые инструкции:

• по бухгалтерскому учету (правила учета финансовых операций, правила составления бухгалтерских отчетов, внутренний контроль и аудит);
• по расчетам с контрагентами.

4. Процедурные инструкции

• по организации рабочего процесса — определяют порядок выполнения основных бизнес-процессов, таких как закупка, продажа, производство;
• по управлению проектами — устанавливают правила планирования, выполнения и контроля проектов, распределение задач и сроков.

5. Инструкции по взаимодействию с клиентами и партнерами

Должностные инструкции 

Это особенные инструкции, которые описывают обязанности, права и ответственность сотрудников компании на различных должностях. Они утверждаются приказом руководителя, и сотрудники должны их подписать. Если кто-то отказывается подписывать, это оформляется актом.

Должностные инструкции бывают индивидуальными (имя конкретного сотрудника, его обязанности) и типовыми (если сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи).

У должностной инструкции есть несколько разделов.

1. Общие положения. Здесь указывается название должности, ее место в компании, требования к образованию и опыту, необходимые знания и навыки.
2. Функции или обязанности: задачи и функции сотрудника на своей должности.
3. Права сотрудника.
4. Ответственность. Указаны последствия за несоблюдение своих обязанностей и нарушение внутренних правил компании.
5. Заключительные положения. Это ссылки на профессиональные стандарты, информацию о том, как вносить изменения в инструкцию, и другие важные моменты.

Бухгалтерские документы ООО

Правильное оформление и учет бухгалтерских документов помогают поддерживать финансовый порядок в компании и обеспечивают соответствие законодательным требованиям. Они сопровождают и подтверждают хозяйственную и финансовую деятельность компании. Рассмотрим основные категории бухгалтерских документов, которые необходимо учитывать в процессе работы ООО.

Первичные бухгалтерские документы

Первичные бухгалтерские документы — это основа бухгалтерского учета, которая предоставляет факты хозяйственной деятельности предприятия. Каждый первичный документ должен содержать все необходимые реквизиты, такие как дата, сумма, подписи ответственных лиц и другие сведения, предусмотренные законодательством. Эти документы служат доказательством совершения финансовых операций и являются основанием для последующего бухгалтерского учета.

Примеры:

• счет на оплату;
• платежное поручение;
• товарная, транспортная, товарно-транспортная накладная; 
• кассовые ордера;
• кассовый, товарный чек;
• акты выполненных работ и услуг;
• бланк строгой отчетности; 
• авансовый отчет;
• бухгалтерская справка и прочее.

Бухгалтерские регистры

Это систематизированные формы учета всех финансовых операций, которые происходят в компании. Они помогают отслеживать и контролировать движения по счетам и составлять итоговые данные. Перечень бухгалтерских регистров каждая организация утверждает самостоятельно.

Основные виды бухгалтерских регистров:

• книга учета доходов и расходов –— для учета всех финансовых операций, связанных с доходами и расходами предприятия;
• журналы регистрации хозяйственных операций — например, журнал операций по кассе, журнал учета расчетов с контрагентами;
• Главная книга — основной регистр, в котором отражаются все операции по счетам бухгалтерского учета.

Бухгалтерская отчетность

Бухгалтерская отчетность — это систематизированный отчет о финансовом состоянии и результатах деятельности компании. К ней относятся:

• баланс отражает активы, обязательства и собственный капитал компании на определенную дату;
• отчет о финансовых результатах показывает доходы, расходы и финансовый результат деятельности за определенный период;
• отчет о движении денежных средств демонстрирует поступление и расходование денежных средств;
• приложения к отчетности включают уточняющие и разъясняющие данные основных отчетов.

Бухгалтерская отчетность подготавливается в конце каждого отчетного периода (ежеквартально, ежегодно) и подается в налоговые органы и другие контролирующие инстанции. 

Документы, подтверждающие законность деятельности ООО

Для того чтобы ваша компания могла работать на законных основаниях, вам необходимо обеспечить наличие нескольких ключевых документов, которые подтвердят ее легитимность и соответствие законодательству. Есть три основных документа, которые играют важную роль в этом процессе.

Свидетельство о государственной регистрации ООО 

Это основной документ, который подтверждает факт создания общества с ограниченной ответственностью. Свидетельство выдается Федеральной налоговой службой после регистрации компании. В нем содержатся важные данные: ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), ОГРН (основной государственный регистрационный номер), информация о юридическом адресе. Это свидетельство подтверждает, что ваша компания официально зарегистрирована и имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность. Свидетельство выдается в виде листа записи Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

После регистрации ООО необходимо встать на учет в налоговых органах. Получение данного свидетельства подтверждает, что ваша компания зарегистрирована в налоговой и что она будет обязана исполнять налоговые обязательства перед государством. Это свидетельство содержит информацию о налоговом органе, в котором зарегистрировано ООО, и применяемой системе налогообложения. Выдается в течение 5-7 рабочих дней. 

Печать ООО

Печать используют при подписании контрактов, соглашений и других официальных бумаг. 

Убедитесь, что печать содержит полное наименование вашей компании и ее реквизиты. Наличие печати может быть требованием контрагентов и банков.

Хранение документов ООО

Хранение документов регулируется статьей 50 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью‎»‎. За хранение отвечает директор. Определенных требований к месту хранения нет.

Перечень документов, которые необходимо держать в постоянном доступе:

• устав компании и все его изменения, договор об учреждении, а также решения или протоколы, связанные с учреждением;
• свидетельства о государственной регистрации, ИНН и записи в ЕГРЮЛ;
• протоколы общих собраний участников с решениями о назначении директора, распределении прибыли, изменении адреса и прочие;
• список участников общества;
• заключения ревизионной комиссии и аудиторов;
• годовые отчеты;
• судебные решения по корпоративным спорам, если таковые имели место;
• договоры по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью;
• положения о премировании, внутреннем распорядке, создании филиалов и представительств;
• документы по кадровым вопросам, бухгалтерскому учету и налогам, включая договоры с банками, клиентами и контрагентами.

Ответственность за несоблюдение требований к документам ООО 

За несоблюдение требований к документам ООО может последовать ответственность. 

Налоговая ответственность (статья 120 Налогового кодекса РФ)

• За отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского и налогового учета предусмотрен штраф в размере 10 000 рублей. Если такие нарушения повторяются в разных налоговых периодах, штраф увеличивается до 30 000 рублей. 
• Если нарушение привело к снижению налоговой базы, штраф составляет 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Административная ответственность

• Должностным лицам грозит штраф от 5 000 до 10 000 рублей. В случае повторного нарушения штраф увеличивается до 20 000 рублей или может быть назначена дисквалификация на срок от 1 года до 2 лет (статья 15.11 КОАП РФ).
• Административная ответственность также может быть применена за нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и его должностным лицам (статья 13.25 КоАП РФ)

Заключение

Эффективное управление документами и соблюдение всех юридических требований — ключевые аспекты успешного ведения бизнеса. Надлежащая документация не только обеспечивает легальность деятельности вашего ООО, но и помогает избежать финансовых и административных последствий.

Если вы хотите глубже разобраться в правовых вопросах, связанных с управлением бизнесом, и научиться применять эти знания на практике, приходите на курс  «‎Юридический бизнес»‎ от Moscow Digital School. На нем вы получите исчерпывающую информацию по юридическим аспектам ведения бизнеса, узнаете, как выстроить правильные бизнес-процессы и избежать распространенных ошибок. 

Как открыть бизнес с минимальными вложениями? Как нанимать хороших специалистов? Как управлять компанией?  Запишитесь на курс по ссылке и найдите ответы на эти вопрос.