Ведение договорной работы: основные этапы и организация процесса

⏱ Время чтения: 6 минут

Договорная работа — ключевой элемент в организации юридически грамотной деятельности предприятия. Этот процесс обеспечивает прозрачные и взаимовыгодные отношения между сторонами, снижает риски и позволяет регулировать важные аспекты сотрудничества. 

Юристам важно не только разбираться в тонкостях правового регулирования, но и уметь организовать процесс договорной работы так, чтобы он был эффективным, безопасным и удобным для всех участников. В статье мы рассмотрим основные этапы договорной работы, а также рабочие способы ее организации, которые помогут минимизировать ошибки и повысить юридическую безопасность бизнеса. 

Что такое договорная работа?  

Договорная работа — это комплекс мероприятий, связанных с подготовкой, согласованием, заключением, исполнением и хранением договоров. Основные цели этого процесса:  

• обеспечение правовой безопасности компании;  

• регулирование отношений с контрагентами на основании четких и понятных условий; 

• минимизация рисков, связанных с нарушением обязательств или законодательных требований.  

Договорная работа регулируется Гражданским кодексом РФ, а также специальными законами, которые применяются в отдельных случаях. Обычно ведение договорной работы в компании возлагается на юридический отдел или штатного юриста. В некоторых случаях организации прибегают к услугам сторонних специалистов, если нецелесообразно содержать такие должности в штате или если сделка носит специфический характер и требует глубоких знаний в определенной области права.

Для бизнеса договоры являются основой взаимодействия с клиентами, подрядчиками, поставщиками и партнерами. Их грамотное составление и исполнение влияет на:  

1. финансовую стабильность: минимизация штрафов, санкций и непредвиденных расходов;  

2. репутацию компании: соблюдение договорных обязательств укрепляет доверие контрагентов и укрепляет деловые отношения;  

3. эффективность операций: четкие условия позволяют избежать недоразумений, оптимизировать процессы, улучшить управление проектами;

4. стратегическое развитие: на предприятии договорная работа формирует базу для долгосрочного сотрудничества и помогает компании соответствовать законодательным требованиям.

Чтобы не пропустить новые материалы «MDS Media», подписывайтесь на наш Телеграм-канал

Основные этапы договорной работы

Договорная работа — это многогранный процесс, поэтому важно понять, что происходит на каждом из этапов.

Подготовка проекта договора

На этом этапе определяется вид договора, цели сделки и круг потенциальных контрагентов. Руководство и менеджеры компании подбирают подходящих партнеров, а юристы начинают проверку:

• изучают данные контрагента в ЕГРЮЛ и других реестрах, чтобы исключить риски ликвидации, реорганизации или банкротства;

• анализируют судебные дела с участием контрагента, чтобы оценить его деловую репутацию;

• проверяют наличие имущества, если это влияет на исполнение сделки.

На этом этапе важно не только провести проверку контрагента, но и выяснить его политику по внесению изменений в договор. Некоторые компании не готовы вносить правки в стандартные условия своих договоров, другие могут быть более гибкими. Это знание помогает заранее подготовиться к процессу согласования и ускоряет переговоры.

При разработке проекта договора следует уделить внимание существенным условиям, правам и обязанностям сторон, а также механизмам разрешения споров. Важно включить:

• условия о сроках и порядке исполнения обязательств;

• санкции за нарушение договора;

• порядок внесения изменений и расторжения.

При подготовке текста договора надо учитывать, что если сторонам не удастся согласовать условия, необходимо подготовить протокол разногласий. Этот документ фиксирует разногласия сторон и помогает эффективно двигаться вперед. Протокол должен включать конкретные изменения в условиях договора и при необходимости — обоснования предложенных правок.

Согласование условий договора с контрагентами

На этой стадии требуется учесть интересы обеих сторон. Чтобы избежать конфликтов, целесообразно составить регламент переговоров, закрепив порядок взаимодействия и защиты конфиденциальной информации.

Некоторые компании могут долго решать вопросы, связанные с разногласиями, особенно если заключение договора не является обязательным. В таких случаях процесс согласования может затянуться. Поэтому всегда стоит заранее определить, насколько обязательным является заключение контракта для обеих сторон.

Как эффективно вести переговоры:

• подготовьтесь к обсуждению — изучите предложенные контрагентом условия и составьте список изменений;

• используйте протоколы разногласий, чтобы зафиксировать позиции сторон;

• учитывайте риски — предлагайте альтернативные формулировки спорных условий, которые будут взаимовыгодными.

Заключение договора: подписание и регистрация

На этом этапе юристам необходимо убедиться в соблюдении всех формальных требований:

• договор должен быть подписан уполномоченными лицами;

• если требуется нотариальное заверение или государственная регистрация, необходимо выполнить эти процедуры.

Мониторинг исполнения обязательств по договору

После заключения договора следует контролировать его исполнение:

• отслеживать актуальность, соблюдение сроков поставки, оплаты или выполнения работ;

• вовремя направлять претензии при нарушениях;

• при необходимости вносить изменения или дополнения к договору, чтобы учесть новые обстоятельства.

Актуализация и расторжение договоров

Иногда договоры требуют продления, перезаключения или досрочного расторжения. Юристу важно:

• проверить выполнение предыдущих обязательств;

• составить соглашение о расторжении или убедиться в правомерности одностороннего отказа;

• подготовить доказательства для возможного судебного разбирательства, если возникают споры.

Каждый этап договорной работы требует внимательности, профессионализма и учета юридических рисков. Организованный подход к этим процессам обеспечивает надежность деловых отношений и минимизирует вероятность конфликтов.

Юридическая работа с договорами

Работа с договорами — это одна из ключевых задач юристов, требующая профессионализма и системного подхода. От правильной организации договорной работы зависит успех сделок, минимизация рисков и соблюдение интересов компании.

Задачи юриста при ведении договорной работы

1. Анализ и проверка юридических рисков. Юрист тщательно изучает каждый проект договора, чтобы выявить потенциальные риски:

• проверяет соответствие договора законодательству;

• оценивает возможные финансовые, репутационные и правовые последствия;

• предусматривает механизмы для минимизации рисков, такие как включение пунктов о неустойках, санкциях и условиях расторжения.

1. Составление и корректировка договоров. Юридически грамотный текст договора должен быть понятным, четким и учитывать все нюансы сделки. Основные задачи юриста на этом этапе:

• разработка структуры договора с учетом интересов сторон;

• корректировка предложенных контрагентом условий для устранения невыгодных формулировок;

• учет индивидуальных особенностей сделки, включая тип договора и специфику отношений.

Техника ведения договорной работы

Структурированная работа с договорами позволяет быстрее находить нужные документы, отслеживать их статус и минимизировать вероятность ошибок. Рекомендуется:

1. разделять договоры по категориям (например, поставка, аренда, услуги);

2. использовать шаблоны, которые разработаны для типовых сделок;

3. вести хронологический учет изменений, включая все версии договора и протоколы разногласий;

4. вести реестр договоров и контролировать сроки действия. Юридический реестр договоров помогает систематизировать информацию о заключенных соглашениях. В нем фиксируются:

• название сторон и дата заключения;

• срок действия договора и ключевые даты, такие как пролонгация или завершение;

• ответственные сотрудники, которые курируют исполнение договора.

Для автоматизации рекомендуется использовать специальные программы для управления договорами. Они позволяют настроить уведомления о приближении сроков исполнения обязательств или необходимости продления договора.

Принципы договорной работы с контрагентами

Договорное право основано на ряде принципов, которые обеспечивают справедливое и эффективное регулирование обязательств сторон. Рассмотрим основные из них.

Свобода договора

Этот принцип подразумевает, что стороны имеют право на свободный выбор условий договора, включая его содержание, форму и участников. Свобода договора включает в себя возможность изменить условия соглашения в процессе его исполнения, при этом изменения должны быть законными. Однако эта свобода ограничена законом, если условия договора противоречат правовым нормам или нарушают общественный порядок. Кроме того, свобода одной стороны не должна ущемлять права другой стороны.

Равенство сторон

Принцип равенства предполагает, что все стороны договора должны иметь равные права и возможности. Он гарантирует, что одна сторона не будет злоупотреблять своим положением или навязывать более жесткие условия другой стороне. Важно, чтобы все стороны имели доступ к одинаковой информации о сделке и могли принимать обоснованные решения.

Добросовестность и доверие

Стороны должны вести переговоры и исполнять обязательства добросовестно, не скрывая важной информации и не вводя в заблуждение. Это способствует созданию доверительных отношений и минимизирует риски недоразумений. Честность и уважение играют ключевую роль как на стадии заключения договора, так и в процессе его исполнения.

Возмездность

Этот принцип гласит, что каждая сторона контракта должна получить нечто взамен за исполнение своих обязательств. Это может быть материальное вознаграждение, товары, услуги или другие формы компенсации. Принцип возмездности также включает требования к стабильности стоимости: финансовые условия контракта могут изменяться только в случае, если это прямо указано в соглашении или предписано законом.

Соответствие закону

Договор должен соответствовать действующему законодательству и быть оформлен в соответствии с требованиями Гражданского кодекса. Если соглашение нарушает законы или правовые нормы, оно может быть признано недействительным. Все обязательства, вытекающие из договора, подлежат обязательному исполнению, если они не противоречат правовым нормам.

Кроме этих основных принципов, в договорном праве существуют и другие важные принципы, такие как:

• реальность выполнения — обязательства сторон должны быть реальными и выполнимыми, а не фиктивными;

• содействие в исполнении — стороны обязаны способствовать друг другу в исполнении обязательств;

• неотвратимость исполнения обязательств — стороны должны выполнить свои обязательства в срок, без уклонений;

• добросовестность и разумность — любые действия сторон должны быть разумными и направленными на достижение целей договора, без излишней жесткости;

• недопустимость расторжения соглашения в одностороннем порядке — договор не может быть расторгнут одной стороной без согласия другой, если только это не предусмотрено условиями контракта;

• экономическая независимость участников контракта — каждая сторона договора действует независимо и самостоятельно, не подчиняя свою деятельность другой стороне.

Проблемы и риски в договорной работе

Есть ряд типичных ошибок, которые приводят к проблемам. 

Неясные или неполные условия договора

Ошибки в формулировках или отсутствие четких условий может привести к конфликтам и недопониманиям между сторонами. В таких случаях сложно будет определить, какие обязательства и в какие сроки должны быть выполнены, что увеличивает вероятность нарушения договора.

Несоответствие договора законодательству

Иногда договоры составляются без учета изменений в законодательстве или без должной правовой экспертизы. Это может привести к юридическим последствиям, включая признание договора недействительным или его частичной неисполнимости.

Отсутствие механизмов разрешения споров

Неуказание точных процедур для разрешения конфликтов, таких как арбитраж, медиация или суд, может затруднить разрешение разногласий, особенно в случае нарушения условий договора.

Игнорирование рисков контрагента

Недостаточная проверка контрагента, его финансового положения и репутации может привести к заключению договора с ненадежным партнером, что повысит риск неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств.

Невозможность учета изменения обстоятельств

Договоры, которые не включают гибкие условия для изменений в условиях или форс-мажора, могут стать причиной убытков для одной из сторон в случае изменений на рынке, политики или в других внешних обстоятельствах.

Отсутствие контроля за исполнением обязательств

Иногда компании не уделяют должного внимания мониторингу исполнения условий договора. Это может привести к нарушению сроков, несоответствию качества услуг или товаров, что повлияет на долгосрочное сотрудничество.

Заключение: эффективное ведение договорной работы

Мы предлагаем несколько рекомендаций по организации договорной работы, чтобы ее выполнение стало понятнее и легче, и вы смогли минимизировать риски при заключении и ведении договоров.

• Создайте централизованную систему управления договорами. Для эффективного ведения договорной работы важно иметь единую платформу или реестр, где будут собраны все заключенные договора, с возможностью отслеживания сроков, статуса исполнения и рисков.

• Привлеките профессиональных юристов на каждом этапе. Юридическое сопровождение должно быть на всех этапах работы с договорами, начиная от разработки проекта и заканчивая мониторингом исполнения. Привлекайте опытных юристов для проверки условий договора. Они помогут выявить слабые места и потенциальные проблемы еще на этапе подготовки документа.

• Обучайте сотрудников. Проводите регулярные тренинги для сотрудников, отвечающих за договорную работу. Это поможет не только избежать ошибок, но и повысить общую юридическую грамотность внутри компании.

• Стандартизируйте договорные процессы. Разработайте стандарты для договорной работы: типовые формы договоров, инструкции по их оформлению и согласованию, системы контроля за исполнением обязательств. 

• Предусмотрите форс-мажорные обстоятельства и изменения. Включите в договор пункты, которые позволят сторонам корректировать условия при изменении внешних факторов (например, изменение законодательства, экономическая нестабильность, пандемия и т.д.).

• Активно используйте технологии. Используйте программное обеспечение для автоматизации процессов заключения и мониторинга договоров. Это поможет ускорить работу и снизить вероятность человеческих ошибок.

Договорная деятельность является основой успешного ведения бизнеса, поскольку именно через договоры устанавливаются все коммерческие отношения между сторонами. Компании, которые уделяют внимание качественной договорной работе, способны более эффективно управлять рисками, развивать партнерства и достигать взаимовыгодных результатов.

Однако для того, чтобы не отставать и оставаться востребованным в правовой сфере, важно постоянно совершенствовать свои знания в области договорного права.

Присоединяйтесь к курсу «Договорное право» от Moscow Digital School. Мы разработали программу, чтобы вы знали все о договорах: их видах, особенностях, правильном и хорошем составлении.

В рамках обучения вы: 

• освоите инструменты договорной работы для повышения эффективности бизнеса;

• систематизируете hard skills в области договорного права;

• научитесь применять механизмы Legal Design при создании договоров.

Курс включает углубленное изучение налоговых последствий, антимонопольных рисков и особенностей заключения специфических договоров. Благодаря ему вы станете экспертом и продвинетесь в карьере.